Cum se face o diagramă Gantt

Pe această pagină vă explicăm cum să creați o diagramă Gantt. Descrierea conceptului diagramei Gantt se găsește aici: Ce este o diagramă Gantt?

Diagramele Gantt sunt create cu aplicații PMIS (Project Management Information System), cum ar fi Primavera Project Planner®, Microsoft Project® sau MindView®. O abordare tipică a creării unui program este de a organiza întâlniri cu membrii selectați ai echipei de proiect și de a identifica activitățile. Deși această abordare are ca rezultat un program, este posibil să nu fie un program complet. Un program complet conține toate activitățile necesare pentru a asigura respectarea regulii de 100%. Regula de 100% necesită ca linia de bază a zonei să acopere 100% din domeniul de aplicare al proiectului. Componentele de bază ale domeniului de aplicare sunt principalele surse pentru identificarea activităților programate. Dacă linia de bază a zonei se adresează 100% din domeniul de aplicare al proiectului, activitățile programate se adresează și 100% din domeniul de aplicare al proiectului. Deci, urmând acești pași se va asigura că planul final al proiectului este de fapt un program complet

6 pași către diagrama Gantt

Pasul 1 - Verificați linia de bază a scopului

Adunați echipa împreună și examinați linia de bază a domeniului de aplicare aprobat, care constă din trei componente: 1) declarația de domeniu, 2) structura de defalcare a lucrărilor (PSP) și 3) dicționarul PSP. Membrul echipei de proiect ar trebui să confirme că linia de bază a domeniului acoperă 100% din domeniul de aplicare al proiectului.

Pasul 2 - definiți activitățile

Folosind o tehnică numită „dezmembrare”, echipa de proiect împarte fiecare pachet de lucru PSP în activități individuale. La fel ca atunci când creează pachetele de lucru WBS, echipa trebuie să stabilească reguli pentru crearea activităților de programare. Programul final trebuie să fie eficient și eficient. Prea multe activități pot fi la fel de negative ca prea puține. De asemenea, este important să identificați termenele și etapele de referință pe măsură ce defalcați proiectul.

face

Diagrama Gantt care depășește termenele limită

Pasul 3 - ordinea activităților

Fiecare activitate se referă la una sau mai multe alte activități. Fiecare activitate, cu excepția primei și ultimei, are o relație cu un predecesor și un succesor. Ordinea activităților înseamnă că activitățile sunt plasate în ordinea corectă folosind relațiile corecte. Există patru tipuri de relații:

  • 1. Sfârșit - început - Activitatea succesorului poate fi pornită numai când predecesorul este terminat.
  • 2. început - început - Activitatea succesorală nu poate fi pornită până când predecesorul nu a fost pornit.
  • 3. Început - sfârșit - Activitatea succesorală nu poate fi încheiată până când predecesorul nu a început.
  • 4. Sfârșit - sfârșit - Activitatea succesorului poate fi încheiată numai când predecesorul este terminat.

Relațiile 1 și 2 sunt cele mai frecvent utilizate. Începutul-începutul este o relație secvențială, începutul-începutul este o relație tipică paralelă sau suprapusă.

gantt

Pasul 4 - estimarea resurselor

Înainte de a putea fi estimată durata, resursele trebuie identificate și estimate. Resursele includ forță de muncă, materiale și echipamente. Sunt utilizate diverse tehnici de estimare, inclusiv analogice, parametrice, în trei puncte și de jos în sus. Abilitățile, competențele și tehnologiile sunt factori cheie de luat în considerare atunci când se face estimarea. După estimarea resurselor, acestea sunt încărcate în programul pentru activitățile respective. De asemenea, este creat un calendar de resurse pentru a arăta când resursele sunt necesare și disponibile.

Pasul 5 - Estimarea duratei

Durata este timpul dintre începutul și sfârșitul unei activități. Examinați resursele, relațiile și secvența și estimați durata pentru fiecare activitate. Aceleași tehnici de estimare care sunt utilizate pentru a estima resursele pot fi utilizate pentru a estima durata. Cu toate acestea, asigurați-vă că identificați condițiile care sunt limitări sau restricții pentru o activitate.

diagramă

Pasul 6 - Elaborați un program

Creați graficul Gantt încărcând toate informațiile într-un instrument software de gestionare a proiectelor. Revizuiți programul și asigurați-vă că au fost luate în considerare toate riscurile programului. Verificați dacă include planuri de răspuns și datorii contingente. O modalitate tipică de a rezolva situații neprevăzute în cadrul programului este să adăugați tampoane la nivel de activitate, la nivel de proiect sau la ambele. Un tampon este o activitate care nu are resurse sau domeniu de aplicare pentru a oferi timp suplimentar și pentru a reduce riscurile programului. Tehnici de optimizare a resurselor, cum ar fi netezirea sau nivelarea resurselor, sunt utilizate pentru a crea planificări realiste. Examinați și aprobați programul. Planul de grafic Gantt aprobat devine linia de bază a programului.

Cum să lucrați cu o diagramă Gantt

Linia de bază a planificării Gantt Chart este documentul formal utilizat pentru a rula, monitoriza și controla performanța planificării proiectului. Membrii echipei de proiect au fost repartizați pachete de lucru în structura de repartizare a lucrărilor. Membrii echipei respective își evaluează activitățile pachetului de lucru folosind o metodă disciplinată. Există două metode de stare utilizate în mod obișnuit: 1) Procentul de muncă efectuată și 2) Sistemul de management al valorii câștigate (EVMS). Primul este ușor de utilizat, dar poate fi subiectiv. EVMS, pe de altă parte, măsoară performanța programului pe baza valorii muncii depuse.

Performanța efectivă a programului este comparată cu performanța planificată pentru a identifica eventualele varianțe. O atenție deosebită este acordată activităților căii critice. Calea critică este cea mai lungă cale din program și nu are tampon. Acest lucru este cunoscut sub numele de critic, deoarece orice întârziere în orice activitate critică a căii duce la o întârziere corespunzătoare la data de încheiere a proiectului. Calea critică este de obicei colorată în roșu atunci când este afișată pe diagramele Gantt. Dacă varianța depășește un prag stabilit, echipa proiectului trebuie să ia în considerare luarea unor măsuri preventive sau corective. Doar dacă abaterea nu poate fi luată în considerare în mod adecvat prin aceste măsuri, echipa de proiect va emite o cerere de modificare pentru a modifica formal linia de bază.

diagramă

Calea critică este afișată în roșu

Sunt disponibile o serie de tehnici pentru a lua măsuri pentru corectarea discrepanței. Echipa de proiect poate adăuga oportunități sau întârzieri. Un client potențial este o ajustare intenționată a unei activități prin stabilirea datei de începere mai devreme decât a fost planificat. Un potențial poate fi utilizat pentru a accelera programul. Cu toate acestea, riscul de programare este de obicei crescut. În mod similar, o întârziere este o ajustare intenționată a unei activități care întârzie data de începere. Când lucrați cu un lead sau un lag, relația de programare rămâne aceeași. Când este necesară doar accelerarea programului, sunt utilizate două tehnici fără a reduce domeniul de aplicare. Aceste două tehnici sunt: ​​1) Urmărirea rapidă și 2) Crashing. Urmărirea rapidă crește suprapunerea activităților și poate duce la creșterea riscului. Crashing-ul necesită mai multe resurse și ar putea duce la creșterea costurilor.

O altă utilizare a unui grafic Gantt este de a prezice performanța programului. Diagramele Gantt sunt instrumente excelente pentru prezicerea planurilor de proiect. Multe dintre acestea oferă metode de prognoză pentru a calcula estimarea până la finalizare. Tehnicile de valoare câștigată sunt, de asemenea, incluse în multe aplicații de planificare a prognozei.