Evitați și reduceți costurile - gestionarea costurilor -

Colectați și evaluați informații despre costuri

Ce costuri sunt de fapt de prisos? Care se poate reduce? Pentru a răspunde la aceste întrebări, datele și informațiile despre situația costurilor trebuie colectate și evaluate. Mai jos sunt câteva domenii care trebuie analizate mai detaliat. Acest lucru ascunde adesea potențiale economii. Pentru a le descoperi și apoi pentru a evita sau reduce costurile acolo, trebuie să efectuați o analiză a costurilor. Trebuie elaborate următoarele:

Cine sau ce duce la acest fond de costuri? Care este declanșatorul?
Ce s-ar întâmpla dacă declanșatorul sau fondul de costuri ar fi eliminat (pe termen scurt, pe termen lung)?
Ce anume trebuie să schimbați pentru a reduce costurile?

Există o serie de metode și instrumente pe care le puteți utiliza pentru a vedea care sunt costurile inutile. Unele dintre ele sunt prezentate și explicate mai jos.

Verificați funcțiile și caracteristicile produsului

De ce are nevoie oricum clientul? Costurile apar atunci când un client cumpără un produs sau folosește un serviciu. E un lucru bun. Dar clientul nu primește întotdeauna exact ceea ce are nevoie sau ce vrea. Adesea primește mai mult - prea mult. Produsele au funcții și caracteristici pe care clienții nu le apreciază. Acestea ar putea fi reduse și același număr de clienți ar cumpăra în continuare la același preț.

Pentru a recunoaște care funcții și caracteristici ale unui produs sau serviciu sunt inutile, acestea trebuie analizate exact în raport cu cerințele clienților. Metodele pentru:

Puteți citi cum funcționează acestea în capitolul manual corespunzător.

Curățați portofoliul de produse

Dar nu numai funcțiile sau caracteristicile individuale pot fi inutile, produsele întregi sau ofertele de servicii pot fi eliminate din program fără ca compania să sufere vreo daună. Acestea determină costuri ridicate în producție, depozitare și administrare și totuși (la fel de bune ca) nu mai sunt vândute.

Indicatori legați de produs, cum ar fi:

Ponderea vânzărilor totale
Marja de contribuție
Cifra de afaceri de inventar

Unele dintre aceste produse pot rămâne în program din motive strategice. De exemplu, atunci când compania se poziționează ca furnizor de servicii complete și este recunoscută și apreciată ca atare de către clienți.

Exemplu: diversitatea produselor

Pe lângă carne și cârnați, măcelarul Meyer vinde și pâine și chifle. Deseori rămân produse de patiserie seara pe care măcelarul trebuie să le arunce. De asemenea, are nevoie de o parte din camera de vânzare pentru prezentarea produselor de panificație.

Dar el știe: mulți clienți vin să cumpere un sandviș în timpul pauzei. Și mulți dintre ei sunt clienți noi care vin adesea la el pentru cumpărăturile lor de carne și mezeluri. Marja de contribuție a unui sandwich este calculată foarte strict. Ar trebui să nu mai vândă chifle și pâine pentru a economisi costurile?

Verificați baza de clienți și valorile clienților

Unii clienți sunt loiali și atașați companiei, cum ar fi brusture. Dar asta nu le face neapărat profitabile. De asemenea, clienții trebuie să examineze: câștigați suficienți bani împreună cu clientul pentru a vă acoperi costurile? Valoarea importantă care dezvăluie acest lucru este valoarea clientului. Clientul este atractiv numai dacă acest lucru este pozitiv și atinge un nivel minim. Toți ceilalți clienți cauzează de obicei mai multe costuri decât aduc. Ar trebui să vă despărțiți de acești clienți.

Decisiv pentru valoarea clientului este profitul sau marja de contribuție generată de un client pe parcursul duratei sale de viață. Dacă acestea sunt permanent negative sau prea mici, clientul este un candidat pentru eliminare. Dar pot exista și motive întemeiate pentru a accepta o marjă de contribuție scăzută sau chiar negativă și pentru a păstra și a avea grijă de client. De exemplu, dacă clientul:

este un client de referință important,
este un client nou a cărui valoare pentru client poate crește în continuare,
este un client pionier cu care pot fi dezvoltate și comercializate noi produse,
este un multiplicator care poate fi utilizat pentru a ajunge la mulți alți clienți sau
este un deschizător de piețe prin care se pot ajunge pe noi piețe.

Apoi, în ciuda unei marje de contribuție reduse, acest lucru poate însemna că acest client ar trebui să fie reținut. Trebuie să decideți de la caz la caz dacă ponderea vânzărilor pe care compania dvs. le generează cu un client este decisivă pentru păstrarea clientului. Următoarea ilustrație din Figura 1 arată cum pot fi evaluați clienții în funcție de vânzări și marja de contribuție într-un așa-numit portofoliu de returnare a clienților.

Analizați procesele

Cel mai mare potențial de economii constă în procesele, procedurile și activitățile din cadrul companiei, însă sunt dificil de descoperit în numeroasele procese individuale și la locurile de muncă individuale. Pentru a identifica potențiale economii de costuri, procesele trebuie verificate în detaliu. Acest lucru poate consuma mult timp. Este util să procedați în mai multe etape:

1. Revizuirea principalelor procese

Mai întâi procesele principale sunt verificate de sus în jos. Ceea ce ar putea deține un mare potențial de economii?

2. Verificați procesele

Apoi intră în procesele individuale pentru a recunoaște ceea ce poate fi șters, scurtat, standardizat sau automatizat.

3. Verificați activitățile la locul de muncă

În cele din urmă, activitățile individuale la locul de muncă sunt, de asemenea, verificate: Ce este de prisos pentru că nimeni nu are nevoie de ea? Sau pentru că se face de două ori?

Puteți utiliza metode de gestionare a proceselor pentru a analiza procesele. La nivelul locului de muncă individual, toți angajații sunt provocați. Conform filosofiei Kaizen, aceștia ar trebui să își verifice permanent sarcinile și procesele pentru a vedea ce poate fi îmbunătățit, simplificat sau evitat.

Economisirea personalului

Criteriul de testare pentru analize este: Modificările din proces pot economisi de fapt costurile? Aceasta va reduce într-adevăr cheltuielile și plățile? În cele mai multe cazuri, acest lucru se rezumă la întrebarea: poate economisi timp de lucru și îi face pe angajați de prisos? Modificările procesului vizează, de obicei, economisirea costurilor cu personalul. Acest lucru poate lua diferite forme:

Posturile care devin vacante nu vor mai fi ocupate;
Angajații sunt transferați în alte funcții în care sunt cu adevărat necesare, astfel încât să nu fie necesare angajări noi acolo;
Angajații sunt concediați (cu indemnizații de concediere);
Programul de lucru și salariile sunt reduse (de exemplu, prin muncă parțială).

Problemă: controlul costurilor la locul de muncă

Dacă munca unui angajat la locul de muncă este observată pe o anumită perioadă de timp, este adesea rapid posibil să se vadă ce sarcini și activități pot fi omise sau reduse fără a provoca daune în altă parte. Problema este că angajații își văd rapid propriul loc de muncă în pericol și, prin urmare, nu participă la astfel de analize. Reprezentanții angajaților (comitetul de întreprindere) sunt, de asemenea, adesea critici cu privire la aceste măsuri de control.

Astfel de schimbări organizaționale și de personal nu sunt, de obicei, fără frecare și, prin urmare, numai cu costuri suplimentare. Când procesele sunt automatizate, acest lucru duce de obicei la investiții și costuri pentru mașinile, sistemele sau echipamentele IT necesare. Toate aceste costuri trebuie comparate cu costurile economisite.

Economisiți costurile materiale

Pe lângă costurile cu personalul, o analiză a procesului și a activității relevă, de asemenea, economii potențiale în costurile materiale sau costurile serviciilor. Acestea includ costurile de spațiu sau de energie. Alte costuri materiale pot fi economisite prin îmbunătățirea procesului fără a fi nevoie să reduceți angajații. Un exemplu: costurile de călătorie pot fi economisite prin conferințe telefonice sau video, precum și prin e-learning.

Sfat: comparați și evaluați corect potențialele economii de cost

Adesea, economiile de costuri într-un loc sunt asociate cu costuri suplimentare într-un alt loc. Pentru a putea compara și evalua corect modificările procesului, automatizarea și importanța costurilor materiale, trebuie să includeți toate cheltuielile cursurilor alternative individuale de acțiune în considerație. Utilizați instrumentele și instrumentele de calcul din capitolele manuale despre costurile procesului și costul total al proprietății.

Externalizarea și relocarea proceselor

Multe companii doresc să economisească costuri prin externalizarea unor procese sau departamente întregi și cumpărarea serviciilor corespunzătoare de la furnizori externi. Scopul externalizării este de a transfera sarcini care nu fac parte din propria afacere de bază către furnizori specializați și apoi să le cumpere de acolo. Adesea, acest lucru este asociat și cu o mutare într-o țară care are costuri factoriale mai mici (de exemplu, în ceea ce privește personalul). Exemple de divizii și departamente corporative care sunt externalizate sunt: etapele de producție individuale din producție, contabilitate, flota de vehicule, cantină sau departamentul IT.

În acest caz, un calcul de comparare a costurilor ar trebui să furnizeze informații cu privire la faptul că externalizarea aduce avantaje în materie de costuri. Trebuie luate în considerare toate costurile relevante pentru decizie. Problemele legate de compararea costurilor sunt următoarele:

Atunci când procesele sunt externalizate, este foarte dificil să se estimeze multe costuri. Unele costuri pot fi convenite contractual cu un partener (și, prin urmare, pot fi calculate în mod rezonabil), dar altele nu.
Performanța și calitatea partenerului nu pot fi întotdeauna evaluate cu certitudine. Dacă acestea nu îndeplinesc cerințele, compania va suporta costuri suplimentare care nu au fost calculate anterior; de exemplu în inspecția bunurilor primite.
Atunci când luați o decizie, alternativa „Continuați să o faceți singur” folosește costurile totale pentru comparație; deci se iau în considerare toate taxele suplimentare. Cu toate acestea, dacă procesul este mutat, nu există nicio garanție că aceste costuri generale vor fi efectiv economisite. Așa se strecoară erorile atunci când se compară costurile.

Comparați costurile și serviciile atunci când faceți cumpărături

Costurile pot fi economisite imediat dacă este posibil să găsiți un furnizor care oferă același produs, același serviciu și aceeași calitate la un preț mai mic. Condiția prealabilă este: Nu există legături contractuale cu furnizorul existent.

Toți furnizorii și toate produsele, materialele sau serviciile achiziționate ar trebui, de asemenea, să fie verificate periodic ca parte a gestionării costurilor:

Părțile, materialele sau serviciile achiziționate sunt încă necesare?
Oare ceilalți furnizori le oferă la un preț mai mic?
Serviciile furnizorului posibil și mai ieftin sunt echivalente sau cel puțin suficiente?
Este posibil să schimbați furnizorul?
Care sunt costurile schimbării?
Există și alte motive pentru a rămâne la furnizorul existent?
Există motive pentru schimbarea furnizorilor în orice caz (de exemplu, dacă există riscul falimentului)?

Exemplu: Schimbarea necesară a furnizorului

O companie achiziționează piese turnate importante de la un furnizor din Ungaria de mulți ani. În acest scop, compania a pus la dispoziția furnizorului unelte foarte scumpe, pe care le folosește la fabricarea pieselor turnate. Furnizorul a pierdut acum un alt client important și este la un pas de faliment. Drept urmare, compania este nevoită să își retragă instrumentele în timp util, astfel încât acestea să nu fie incluse în procedura de faliment. Deci, trebuie să schimbe și furnizorii.

La achiziționarea de produse și servicii, trebuie luate în considerare toate costurile relevante pentru decizie. La evaluarea furnizorului existent și la selectarea unui nou furnizor adecvat, alte criterii joacă un rol important, care se referă în special la calitatea performanței furnizorului. Aceasta privește:

Calitatea produselor livrate
Managementul calității și procesele la furnizor
Procese logistice
Prelucrarea comenzilor
Servicii
Termeni de plată
Risc de eșec al furnizorului

Poate există, de asemenea, posibilitatea de a crea produse sau servicii care au fost achiziționate anterior de dvs. (asigurare). Dacă acest lucru este realist, această alternativă ar trebui inclusă în comparație. Unele companii au reintegrat procese și departamente, deoarece externalizarea sa dovedit a fi prea costisitoare.

Sfat: evaluați furnizorii

Procedura și posibilele aspecte și criterii pentru evaluarea furnizorului sunt descrise în detaliu în capitolul manual privind evaluarea și selecția furnizorului.

Economisiți costurile de capital

Companiile au nevoie de capital pentru investiții și pentru operațiuni în desfășurare. Furnizorii de acțiuni doresc o rentabilitate (dividend), furnizorilor de capital de datorie trebuie să li se plătească dobânzi. Și în acest domeniu, costurile pot fi economisite dacă pot fi încheiate acorduri adecvate cu investitorii.

De multe ori merită să negociați rata dobânzii cu băncile. Împrumuturile și condițiile acestora trebuie verificate periodic. Dacă aveți compania dvs. sub control, ceea ce clarifică acest lucru băncilor și poate aduce în joc opțiuni de finanțare alternative, puteți realiza multe aici pentru a reduce costul capitalului.

Sfat: reduceți cerințele de capital

Companiile au nevoie de capital pentru a plăti mașini, echipamente, piese cumpărate și personal - până când clienții cumpără produsele și plătesc facturile. Pentru a reduce valoarea capitalului legat în companie, veți găsi metode și instrumente în capitolul manual Managementul capitalului de lucru. Acest lucru poate reduce necesarul de capital.

Reduceți complexitatea produsului

Analizați-vă gama de produse și servicii:

Funcțiile și caracteristicile produsului nu sunt necesare?
Funcțiile produsului, ansamblurile sau piesele produsului pot fi standardizate și unificate?

Comparați cerințele clienților și caracteristicile produsului unul cu celălalt. Utilizați metodele și instrumentele de implementare a funcției de calitate și analiza valorii pentru aceasta.

Reduceți gama și varietatea de produse

Parcurgeți-vă gama de servicii:

Ce produse nu se mai vând cu greu?
Care sunt motivele retragerii acestora din ofertă?
Care vorbesc în favoarea lăsării lor în ofertă?

Determinați marja de contribuție și alte cifre cheie importante pentru aceste produse - și utilizați-le pentru a determina candidații la produs și variantele de produse care pot fi eliminate din catalogul de servicii al companiei dvs. De asemenea, puteți utiliza următoarele șabloane în acest scop.