Fără hârtie, o strategie câștigătoare pentru companie
Hârtia este emblematică pentru abordările ecologice. Potrivit unui studiu realizat de Statistica, Franța este al optulea cel mai mare consumator de hârtie și carton din lume, cu aproape 9 milioane de tone pe an (2018), din care jumătate se consumă pe parcursul muncii. Agenția pentru Managementul Mediului și Energiei (Ademe) specifică faptul că fiecare angajat consumă între 70 și 85 de kilograme de hârtie pe an pentru un consum mediu pe an și pe individ de 167 kg de hârtie. Utilizarea hârtiei este o problemă financiară, strategică, societală și ecologică pentru companie: postul de cheltuieli dedicat hârtiei reprezintă în medie între 10.000 și 25.000 de euro pe an fără a lua în calcul cheltuielile auxiliare pentru o companie de o sută de angajați, în timp ce greutatea ecologică a consumului mondial de hârtie și carton este echivalentă cu 40% din defrișările din lume.
Tot mai multe companii optează pentru dematerializarea parțială sau completă - adesea progresivă - a bazelor de date. La rândul său, statul încurajează puternic dematerializarea facturilor cu articolul 56 din Legea finanțelor din 2020 ceea ce face ca facturarea electronică să fie obligatorie în relațiile B2B începând cu 1 ianuarie 2023. Potrivit unui studiu realizat de Iterop, prin adoptarea facturii dematerializate, o companie ar putea economisi în medie 6,50 euro pe factură electronică ! Același lucru este valabil și pentru HRD, deoarece legea muncii El Khomri din 2017 impune editarea fișelor de plată în format digital. Dematerializarea, veți înțelege, este un proces inerent politicii zero-paper, dar devine, de asemenea, o problemă crucială în ceea ce privește securitatea, legalitatea, confidențialitatea, trasabilitatea, integritatea și fiabilitatea informațiilor, eficiența și productivitatea.
Ce este fără hârtie ?
Politică zero-hârtie este o decizie conștientă de gestionare a afacerii pentru a reduce utilizarea hârtiei. Angajarea într-o politică de mediu, cum ar fi zero hârtie, înseamnă urmărirea unei politici de calitate mai cuprinzătoare, numite cele 5 zerouri: zero stoc, zero defect, zero eșec, zero întârziere și zero hârtie. Nu putem vorbi despre politica zero-paper fără să vorbim despre dematerializarea. Dematerializarea este un proces prin care informațiile sunt convertite inițial pe suport fizic - documente pe hârtie - în suport digitalizat - documente digitalizate sau electronice.
Fără hârtie: avantajele
Câștig de productivitate
Obțineți productivitate cu optimizarea fluxurilor de informații interne prin utilizarea software-ului electronic de gestionare a documentelor (GED). GED este o adevărată parte strategică a sistemului dvs. de informații, dar nu mai este suficientă singură. Acesta supraveghează organizarea documentelor dvs. scanate, preluând sarcina de: achiziționarea documentelor, proiectarea/modificarea, stocarea, prelucrarea, distribuirea și arhivarea. Acest lucru face posibilă:
Nivelul superior ar fi utilizarea unui ERP (planificarea resurselor întreprinderii) sau ERP (software de management integrat) - o combinație de software - care face posibilă gestionarea și monitorizarea zilnică a întregii activități a unei companii prin centralizarea informațiilor produse de diferitele departamente (contabilitate, finanțe, producție), achiziții, marketing, resurse umane etc.) într-o singură bază de date. Interesul este de a crea un ecosistem digital care să promoveze o bună luare a deciziilor și un bun management pentru a vă susține afacerea în dezvoltarea sa.
Punct lexical: ce este un flux de lucru? Un flux de lucru, în franceză „flux de lucru” sau „flux operațional” este reprezentarea unei serii de sarcini efectuate în vederea realizării unei misiuni; este calea metodică aleasă pentru a atinge un scop. Aplicat companiei, acest instrument face posibilă modelarea diferitelor procese de afaceri ale companiei pentru a automatiza luarea deciziilor. Această automatizare se bazează pe ideea „selectării” celei mai bune căi, adică a ramurii „bune” din diagrama fluxului de lucru în funcție de contextul de pornire.
Realizarea economiilor
Nu este nevoie să închiriați spațiu pentru a stoca documentele pe hârtie pe care trebuie să le arhivați. Optimizați spațiul de birou (mai multe cutii, mai multe dulapuri etc.) și reduceți bugetul de consum pentru hârtie și articole de papetărie. Accelerează-l procesul de facturare la originea falimentului multor companii franceze potrivit Les Échos datorită unui management online care permite automatizarea proceselor.
Evaluarea mărcii angajatorului și a imaginii de marcă a companiei dvs.
Publicul larg și tinerii absolvenți sunt din ce în ce mai conștienți de problema ecologică și CSR. Arătarea că contribuie la efortul ecologic vă poate ajuta să păstrați clienții existenți (și angajații!), Să atrageți noi parteneri și să convingeți oameni talentați să se alăture companiei dvs.