Planul de petrecere cu zece puncte Cum organizez un eveniment PULSE cu tematica vieții
Fie că este o petrecere rock, o petrecere de absolvire sau o lectură de caritate - dacă doriți să organizați un eveniment public cu mulți vizitatori, trebuie să luați în considerare multe în avans. Am răspuns la cele mai importante zece întrebări pentru un eveniment de succes.
De la: Caroline von Eichhorn
Stare: 15.06.2011 | Arhiva
1. Cum încep?
Fiecare început este dificil. Sau: Cele mai importante două întrebări pe care ar trebui să le puneți la început. Când și unde ar trebui să crească buzz-ul?
În orice caz, evitați întâlnirile conflictuale. Se ridică festivalul puternic al berii în aceeași zi în care se grăbește tot satul tău? Sau cineva face o petrecere similară cu a ta? Începeți să planificați cu jumătate de an în avans și respectați un program.
În al doilea rând: unde vrei să petreci? Alegeți un loc prea mic decât prea mare. Nimic nu este mai rău decât o petrecere cu un gol căscat. O cameră este bine umplută cu aproximativ doi oameni pe metru pătrat.
Desigur, o colibă forestieră îndepărtată este, de asemenea, mișto. Cu toate acestea, ar trebui să puteți evalua câte persoane vor să călătorească mai mult. Există suficient loc de parcare sau trebuie să organizați un serviciu de transfer? Chiar și în aer liber, trebuie să luați în considerare mai elaborate: Unde este următoarea sursă de energie? Ce măsuri de siguranță trebuie respectate? Există toalete sau trebuie să pun toalete Dixie?
2. Ce autorități trebuie să informez?
De îndată ce ați stabilit ora și locul, trebuie să vă înregistrați partidul la municipalitate.
Conform articolului 19 din Legea penală și de ordonanță a statului, acest lucru este obligatoriu pentru evenimentele publice. Trebuie să vă înregistrați cu cel puțin două luni în avans și să aveți vârsta legală.
Există cerințe diferite pentru fiecare eveniment, în funcție de câte persoane vin și de cât de mare este festivalul. Cu cât evenimentul dvs. este mai extins și cu cât se abate de la utilizarea obișnuită a unei locații, cu atât mai multe cerințe trebuie să le îndepliniți. Dacă, de exemplu, doriți să susțineți un concert cu 500 de invitați, inclusiv un spectacol de lumină, dans și bufet de prăjituri într-o clădire de birouri goală, examinarea la municipalitate este mai complicată decât un concert clasic într-o sală de concerte. Nu uitați că există o taxă de înregistrare. Cu cât cererea dvs. este mai complicată, cu atât este mai mare taxa. Asigurați-vă că solicitați sfatul autorității locale. Cel mai bun lucru de făcut este să vă prezentați personal.
Nu vă lăsați amânat dacă ofițerii deschid ochii la ideea voastră nebună. Cu cât le transmiteți mai organizat evenimentul, cu atât acestea au mai puține plângeri.
Când municipalitatea vă verifică cererea, aceasta va implica și alte instituții, cum ar fi poliția, pompierii, departamentul de construcții sau departamentul de mediu. Acum ea vă va confrunta cu cerințele: De la protecția împotriva zgomotului la protecția împotriva incendiilor, ieșirile de urgență, personalul de salvare la protecția tinerilor, trebuie să îndepliniți cerințele legale ale Regulamentelor Adunării Bavareze. Nu aveți ocol dacă doriți să organizați un eveniment legal și sigur.
O autoritate - care este adesea uitată de începători - vine pe deasupra: societatea colectivă GEMA. Trebuie să plătiți pentru fiecare eveniment public cu muzică care face obiectul GEMA. Deci: Înregistrați-vă în prealabil prin e-mail sau formular online la www.gema.de.
Dacă GEMA descoperă un eveniment care nu a fost înregistrat, veți plăti cel puțin dublul tarifului efectiv ca penalizare. Puteți găsi tarifele pe site-ul web GEMA. Acestea sunt legate de mărimea locului de desfășurare și de prețul de admitere. Dacă aveți dubii, puteți suna la ușă la biroul raional GEMA. Vă pot oferi sfaturi despre cum să mențineți costurile scăzute.
3. Ce zici de mâncare și băutură?
Dacă sărbătoriți într-un bar sau cafenea, unde mâncarea este servită zilnic, nu trebuie să vă înregistrați. Arată diferit cu mâncărurile calde.
De îndată ce doriți să oferiți mâncăruri calde, trebuie să respectați reglementările pentru restaurante și hoteluri, care pot fi găsite pe www.haccp.de. Regulile variază de la certificatele de sănătate ale angajaților la zonele de pregătire. De exemplu, nu puteți tăia morcovi pe mese de lemn, doar pe suprafețe din plastic. Dacă doriți să oferiți mâncare fierbinte în aer liber, contactați un proprietar de standuri de cipuri sau altele similare care își pot vinde mâncarea contra cost.
Cel mai simplu mod de a obține bere și sifon este de la fabrica de bere locală. Întrebați ce vă poate oferi fabrica de bere. De la dozatoare de bere până la bănci de bere până la cani, de obicei au mult material cu sigla pe care le place să le împrumute. Cei mai mulți bani pot fi câștigați cu cocktailuri, dar aveți nevoie și de barmani instruiți și le este permis să le servească doar persoanelor cu vârsta peste 18 ani. Berea și vinul sunt permise copiilor de 16 ani. Nu uitați că trebuie să oferiți și băuturi nealcoolice. Cea mai ieftină băutură din meniu trebuie să fie nealcoolică.
4. Cum pot preveni colapsul financiar?
Chiar la început ar trebui să vă lămuriți: doriți să investiți în petrecerea dvs., să câștigați bani sau să lucrați pentru a ajunge la egalitate?
Dacă doriți să ajungeți la zero, faceți un calcul de afaceri simplu: cheltuielile sunt egale cu venitul. La o petrecere, câștigi majoritatea banilor din băuturi. Taxele de intrare sunt de obicei adăugate pentru taxe și chirii. Dar oamenii ar prefera să plătească oricum o bere decât o ștampilă. Deci, dacă păstrați prețurile de admitere scăzute și faceți berea cu 50 de cenți mai scumpă, veți obține mai mult din ea până la urmă.
Dacă nu organizezi singur barul, dar îl ai gestionat printr-o discotecă, de exemplu: Nu lăsa proprietarul să te smulgă, ci insistă pe o parte din cifra de afaceri. Important: Nu garantați nimănui un venit minim, cum ar fi furnizorii externi sau operatorul clubului de noapte.
Cel mai mare pericol financiar: în calitate de organizator, sunteți răspunzător pentru accidente cu activele dvs. private. Se pot întâmpla multe: cineva s-a împiedicat de un cablu sau o lampă cade din tavan și lovește pe cineva în cap. În orice caz, încheiați o asigurare de răspundere civilă a organizatorului, persoana dvs. privată nu este responsabilă pentru aceasta. Există destule oferte precum contracte pe termen scurt pentru un eveniment de o zi, care costă între 75 și 300 de euro în funcție de numărul de vizitatori. Dacă organizați o petrecere cu prietenii, sunteți răspunzător așa cum ați stipulat contractual: împreună, singuri sau în alte constelații. Dacă niciunul dintre voi nu are bani, părinții trebuie să slujească.
5. Cum obțin sunetul potrivit?
Indiferent dacă sunteți un DJ techno regional sau o formație rock cunoscută la nivel internațional: fiți drăguți cu artiștii dvs. pentru că organizează petrecerea.
După ce ați negociat o taxă, este esențial să semnați un contract în care totul este reglementat: de la catering în culise până la oglinda de machiaj necesară din vestiar până la camera din hotel. De asemenea, ar trebui să fiți de acord cu artiștii dvs. că aceștia se vor ocupa ei înșiși de un înlocuitor în caz de boală.
Clarificați împreună cu trupa sau DJ-ul dvs. cât mai devreme posibil de ce echipamente au nevoie sau puneți-le la dispoziție. Mulți DJ preferă să aducă propriul lor sunet, inclusiv iluminarea.
Acordați atenție condițiilor de la fața locului. Ai nevoie de cutii diferite într-un pavilion vitrat decât într-un buncăr de beton. Comparați prețurile diferitelor companii de închiriere, deoarece există diferențe mari. Creditorii sunt, de asemenea, fericiți să negocieze cu ei. Poate că o companie de închiriere vă va conduce echipamentul gratuit la locul de desfășurare dacă îl preferați în locul concurentului său.
6. Cum obțin sponsori?
O petrecere bună eșuează adesea din cauza banilor. Dar asta poate fi organizat. Am realizat câteva sfaturi pentru dvs. cu privire la ce să luați în considerare, cui să întrebați și cum funcționează negocierile contractuale.
Puteți căuta de fapt sponsori pentru toate zonele petrecerii dvs.: de la locație la băuturi, alimente, sisteme de muzică și tipărituri. Cu greu există repere financiare, cu toate acestea, totul este o chestiune de negociere. Banii trec rar peste masă. Sponsorii preferă să contribuie în natură.
Regula este: cu cât este mai local, cu atât mai bine! Întrebați magazinul de la colț sau firma de lemn a unchiului dumneavoastră. Oferiți-vă să atârnați un banner, să afișați fluturași sau să menționați compania într-un discurs pe scenă.
Dacă sunteți în căutarea unor companii cu care să puteți stabili puncte de referință, acestea sunt deosebit de deschise. De exemplu, atunci când organizați un cocktail, unul sau altul producător de băuturi alcoolice ar putea să arunce câteva sticle. Agențiilor de călătorie studențești le place să facă publicitate la un festival de vară pentru studenți.
Gândește-te bine: care sunt atuurile mele? Cum pot vinde grupul țintă potențialilor sponsori? Proiectează un folder de sponsor în care sponsorul poate vedea ce are la petrecerea ta. Fii curajos și creativ. De asemenea, departamentele de marketing trebuie să-și transmită materialul.
Feriți-vă de răpiri. Când companiile simt că un începător este la locul de muncă, le place să încerce oferte strâmbe. Nu vindeți valoarea partidului dvs. prea ieftin.
7. Cine poate sta în calea mea?
Fiecare ceartă încurcă o petrecere. Nu ar trebui să ajungă la asta. La fel cum mânia cu vecinii și biroul de ordine publică nu creează tocmai o atmosferă bună. Iată câteva sfaturi despre cum va fi un eveniment de succes.
Cei mai mari ucigași de petrecere sunt rezidenții locali care se simt enervați de zgomot și sună la poliție. În orice caz, întrebați în prealabil municipalitatea despre locul dvs. și avertizați vecinii.
Feriți-vă și de frații mici. Tinerii sub 16 ani nu au voie să meargă la un "eveniment de dans" neînsoțiți, tinerii de 16 și 17 ani au permis până la miezul nopții. Este esențial să aveți ID-urile verificate de personalul de securitate și bar. Cu toate acestea, nu faceți niciodată serviciul de securitate singur, chiar dacă doriți să economisiți costurile. Lăsați-o să facă oamenii care au experiență cu el și care nu vor să sărbătorească. Un bărbat/femeie de securitate costă în jur de zece sau doisprezece euro pe oră.
Cu cât sunt mai mulți oameni implicați într-un eveniment, cu atât este mai important să nu fie doar de acord verbal lucrurile. Oriunde intră în joc banii, acordurile ar trebui puse în scris, e-mailurile sunt suficiente.
Chiar dacă sună trist, pentru organizator: nu beți niciodată cu dvs. Trebuie să vă păstrați capul liber și să țineți lucrurile în funcțiune. Nici angajații dvs. de la casa de marcat și de la bar nu ar trebui să se îmbete.
8. Depinde și de decor
Clasicul este încă mingea disco. Dar este pus în scenă corect? Ce alternative există și ce va costa totul?
La o petrecere tematică, decorarea este, desigur, o necesitate. În caz contrar, ar trebui să vă gândiți cu atenție la timpul și banii implicați. Decorarea este costisitoare și se observă numai dacă este cu adevărat reușită și adecvată. Deci: totul sau nimic.
O iluminare bună, pe de altă parte, este esențială. Tuburile cu neon care fac ca fiecare coș să strălucească strică întreaga petrecere. Un pic de estompare ajută. Pentru că iluminatul foarte elaborat este din păcate foarte scump, cu închirieri profesionale puteți cumpăra doar de la 5.000 de euro. Dacă doriți să luminați o sală de sport cu spoturi și să o construiți singur, puteți găsi iluminat la 400 de euro. Cu toate acestea, ar trebui să solicitați cu siguranță sfatul unui expert în iluminat, deoarece atunci când vine vorba de lumină, sunt multe de luat în considerare, de la priza potrivită până la măsurile de siguranță.
Cel mai simplu mod de a obține o atmosferă clasică de discotecă este cu mingea de discotecă. Trebuie să fie iluminat din două părți. Pentru aceasta aveți nevoie de spoturi artificiale speciale cu un fascicul de pachete, pe care le atașați la o minge mare la patru metri distanță. Baloanele sunt un decor ieftin, dar eficient. De multe ori puteți primi și decorațiuni livrate de furnizorul de băuturi.
9. Cum îmi informez oaspeții?
Fără sărbătoare fără oaspeți. Dar vă rugăm să evitați și zonele de intrare supraaglomerate. Aici puteți afla ce canale funcționează cel mai bine promoția.
Cel mai bun mediu de publicitate este încă din gură în gură. Cu toate acestea, este dificil să răspândim acest lucru într-un eveniment care are loc pentru prima dată. De aceea trebuie să creați un punct de atracție pentru evenimentul dvs.
Indiferent dacă este lucrat manual sau lucios - cu designul ar trebui să transmiteți un mesaj clar și să vă adresați grupului țintă potrivit. Pe lângă pliante, afișele generează și mai multă atenție. Dacă există o lucrare cu adevărat de succes pe ea, oamenilor le place să o agațe în camera lor, ceea ce conferă evenimentului tău un alt efect de durată. Când au fost tipărite afișe și pliante, motto-ul este: agitați toba. Începeți să vă anunțați evenimentul cu cel puțin trei până la patru săptămâni în avans.
Facebook și alte portaluri de socializare pot fi folosite acum pentru a atrage un număr mare de oameni la un eveniment rapid și ușor - dacă cineva primește valul. Butoanele Apreciază și Acceptă pot fi utilizate pentru a estima aproximativ câte persoane sunt interesate de evenimentul dvs. Dacă devine evident online că prea mulți oameni vor să vină - pregătește-te pentru o oprire de admitere.
10. Cum apare starea de spirit?
Este totul la locul său, se potrivește publicitatea, au fost luate toate măsurile de siguranță? Chiar și atunci, lucrurile pot merge prost. Pentru că timpul poate fi încă incomod dacă, de exemplu, se apropie o furtună. Ce acum?
Cum se spune? DJ-ul face petrecerea! Sau trupa. Dacă ați observat toate punctele anterioare, nimic formal nu stă în calea stării de spirit. Indiferent dacă evenimentul va avea succes sau nu nu poate fi niciodată estimat sută la sută. De asemenea, are mult de-a face cu instinctul intestinal, indiferent dacă obțineți muzică și atmosferă bine cu publicul. Dacă nu funcționează, ar trebui să vă regândiți cariera de manager de evenimente.
. și dacă oricum merge prost?
Fara panica. Nu totul poate funcționa întotdeauna. Drept dovadă: am întrebat organizatorii profesioniști ce greșeli au făcut începătorii - și ce au învățat de la ei:
"În timpul Cupei Mondiale de fotbal din Coreea de Sud și Japonia din 2002, Tollwood a fost destul de gol, nu credeam că oamenii ar fi atât de interesați de el. Acum avem vizionare publică - în fața fundalului festivalului cu numeroasele standuri multiculturale. bine primit de vizitatori. "
Karen Marscholik, organizator al Festivalului Tollwood din München
„Vremea este cea mai mare nenorocire care ți se poate întâmpla la un festival. Este clar că nu am nevoie de o podea în cortul meu din culise când soarele strălucește. Dar când plouă, instrumentele sunt în apă. Podeaua pentru cortul din culise. m-ar fi costat 80 de euro, în schimb am folosit seturi de masă de bere ca înlocuitor. A fost mult mai scump de curățat. "
Johannes Ries, organizator al Festivalului Campusului din Regensburg
"Aproape am înșelat o dată cu subvenția pentru oraș. În primul rând, am întârziat și, în al doilea rând, nu am avut facturi pentru cheltuielile noastre, deoarece multe au fost„ sub control ”prin intermediul prietenilor. Deci: confirmă totul, chiar dacă au făcut cel mai bun prieten este. "
Dominic Wehren, organizator al festivalului Chip Hits The Fans, de lângă Nürnberg
"Mai ales cu tinerii, companiile și restauratorii cred adesea că pot face ceea ce vor cu tine. Asta merge până la litigii. Am avut cazul că un vânzător de alimente a refuzat să-și plătească taxa pentru stand, deoarece a început să plouă Am mers până la procedura de înșelare. Tipul a crezut doar că sunt începători care oricum nu îndrăznesc să facă nimic. "
Johannes Ries, organizator Campusfest Regensburg
"În timpul primei bombe de plajă, am înființat agenți de pază exemplari - dar numai la intrări. Nu ne așteptam ca oamenii să urce peste garduri. Data viitoare am distribuit agenții de pază în zona festivalului."
Stefan Zeiller, organizator al Festivalului Beachbomb din Wörth an der Isar