Puneți o pierdere de timp pe o dietă; Apăsați BLOG pentru uzina de vânzări GSE
Uneori avem senzația că sarcinile și programările sunt ca niște trenuri la care ajungeți în ultima secundă, complet epuizate. Că dormim puțin prea puțin, pulsul este prea mare și respirația este prea mică. Și în timp ce încercăm să facem totul, apare ceva nou în mod constant, o nouă sarcină de făcut, un nou mesaj de răspuns, o decizie de luat. Uneori ne împiedicăm să ne folosim bine timpul, ne permitem să ne distragem atenția, petrecem mult prea mult pe detalii până când pierdem din vedere imaginea de ansamblu, ne dedicăm sarcinilor altora înainte de a ne îngriji de al nostru uitați să vă reîncărcați bateriile, epuizarea este pre-programată.
Ce putem face pentru a menține cerințele sub control - și nu pentru noi? Ce ne ajută să fim eficienți și să ne îndeplinim sarcinile cu un sentiment bun față de ceilalți și față de noi înșine?
Principiul Pareto: regula 20/80
Perfecționismul este inamicul de pe lista noastră de sarcini - conform principiului Pareto. Vilfredo Pareto credea că este neproductiv, neeconomic și neînțelept. Pareto a constatat că 80% dintr-o sarcină poate fi finalizată cu 20% din efort. Exemplu: o lucrare care durează în total 10 ore poate fi finalizată la 80% în 2 ore. Restul de 8 ore sunt utilizate pentru restul de 20 la sută din sarcină pentru a realiza 100 la sută din muncă. În opinia lui Pareto, totuși, ar fi mai eficient să îndeplinim alte patru sarcini cu 80% în același timp.
Desigur, principiul nu poate fi aplicat fiecărui proiect, mai ales atunci când rezultatul trebuie să fie de 100%. De exemplu, când vine vorba de siguranță și calitate ca în producția de alimente. 20% lipsă ar putea însemna un pericol pentru sănătate, un risc care este interzis 100%.
Pe de altă parte, principiul Pareto poate fi aplicat sarcinilor pentru care este suficient un rezultat bun, nu perfect. De exemplu, o prezentare Power Point: Scopul este de a furniza informații despre fapte într-o manieră inteligibilă și clară. Acest lucru nu necesită 50 de diapozitive complet scrise în dimensiunea fontului 9 sau efecte de animație surprinzătoare. Odată ce un șablon este bine conceput, se poate face multă muncă, detaliile pot fi discutate în timpul prezentării. Principiul Pareto ajută la concentrarea asupra sarcinilor importante și la stabilirea priorităților. Acest lucru este deosebit de important atunci când timpul este scurt și trebuie obținute rezultate.
Planificați sarcini
Un plan zilnic și săptămânal bine gândit ne ghidează eficient prin munca noastră și ne recompensează cu rezultate bune. Important este să acordăm prioritate. Sarcinile importante trebuie făcute imediat și cu cea mai mare atenție, cu atât mai puțin sunt lăsați să aștepte. Proiectele mai mari au nevoie de un program propriu în care sunt enumerați pașii și procesele individuale. De asemenea, important: planificarea realistă a timpului. Aceasta include tampoane pentru evenimente neașteptate, cum ar fi blocaje de trafic sau întârzieri de tren în călătoriile de afaceri.
O rutină zilnică este, de asemenea, recomandată pentru planurile zilnice și săptămânale modificabile. Pentru că puterea obișnuinței exercită o presiune blândă, astfel încât nici măcar să nu fim tentați să ne lăsăm distrasi. Momentele fixate pentru a răspunde la mesaje ne împiedică să fim scoși din muncă din nou și din nou.
Delega
Deoarece timpul nostru este limitat și nu suntem calificați din punct de vedere tehnic în toate domeniile, este recomandabil să delegăm sau să externalizăm sarcini. Ar trebui și ni se permite să ne concentrăm asupra punctelor noastre forte și asupra a ceea ce este important pentru noi. Uneori există o anumită reticență în delegarea sarcinilor - poate ar putea părea leneș sau risipitor? Să scăpăm de ea. Dacă o declarație fiscală ne costă un weekend întreg și chiar mai rău, ne costă nervi prețioși, dacă biroul fiscal o face într-o fracțiune din timp și foarte bine, decizia este de fapt ușoară, nu-i așa?
Setați limite de timp
Pentru a nu vă pierde în detalii sau pentru a evita pericolul de distragere a atenției, este util să vă stabiliți o limită de timp. De exemplu cu ajutorul unui cronometru. Scopul clar de a dori să avem sarcina realizată într-un anumit moment al timpului eliberează energie, suntem mai concentrați și mai concentrați.
Monotaskuri
Scrierea unui e-mail în timp ce vorbești la telefon și semnarea facturilor sună ca un angajat cu superputeri, un fel de birou Shiva cu patru brațe. Dar: minciuni multitasking. Este o eroare că am putea face mult mai multe sarcini dacă le-am aborda în același timp. Fiecare sarcină durează un timp fix. Dacă lucrăm la mai multe în paralel, totuși, chiar mai mult, deoarece ne lipsește concentrarea necesară pentru a le termina rapid. Nu suntem mai rapizi și rezultatele sunt de obicei mai proaste, este mai ușor să greșim. Ne adresăm clientului la telefon prin numele destinatarului e-mailului, aprobăm o factură prea mare pentru că nu am verificat-o în detaliu și trimitem e-mailul fără atașament și cu erori de ortografie. Deci, să urmărim mai bine înțelepciunea „unul câte unul” - există o mare eficiență în el.
Eliminați distracțiile și sursele de interferență
Rețelele sociale și mesajele, indiferent dacă sunt pe smartphone-uri sau în Outlook, sunt irosiri în timp real - mai ales dacă acestea vă distrag din când în când. Dacă este posibil, utilizați funcția „Nu deranjați” a smartphone-ului și setați orele pentru răspunsul la e-mailuri etc.