Scrieți și răspundeți la e-mailurile comerciale

De asemenea, vi se pare dificil să răspundeți sau să scrieți un e-mail? La început, este deosebit de dificil pentru tinerii profesioniști să scrie mesaje care sunt formal corecte. Acesta este modul în care răspundeți corect la e-mailuri și scrieți e-mailuri de afaceri cu încredere.

afara biroului

Sfaturi generale pentru e-mail.

Este necesară o atenție deosebită, în special atunci când vine vorba de aplicații online și când contactați managerii de resurse umane sau potențiali angajatori prin e-mail. În cazul e-mailurilor de afaceri, intră în joc așa-numita netichetă, care ar trebui respectată la schimbul de informații electronic.

Cuvântul „netikette” este o combinație a termenilor net pentru internet și etichetă pentru un comportament bun și include câteva reguli care ar trebui respectate atunci când scrieți și răspundeți la e-mailuri, în special în procesul de aplicare și e-mailuri de afaceri.

Prin urmare, e-mailurile non-private, cum ar fi scrisorile, trebuie să fie semnificative, corecte și să conțină mesaje clare. Preocuparea trebuie formulată în mod clar și concis și în propoziții scurte. Acest lucru economisește destinatarul și facilitează înțelegerea.

sincronizare.

Dacă este posibil, trebuie să primiți un e-mail de afaceri sau oficial în termen de 24 de ore. Weekend-urile sunt o excepție aici. În cazul unei vacanțe, o notă în afara biroului ar trebui să indice că răspunsul ar putea fi întârziat.

absenta.

Dacă nu puteți face afaceri, ar trebui să configurați o notificare în afara biroului, astfel încât expeditorii să fie informați că trebuie să aibă răbdare cu răspunsul. Exemplu de anunț de vacanță:

Doamnelor si domnilor,

Multumesc pentru mesajul tau.

Din [data] până la [data] inclusiv, din păcate nu sunt în birou și, prin urmare, nu pot răspunde la mesajul dvs. Mesajul dvs. nu este redirecționat. În cazuri urgente, vă rugăm să contactați colegul meu dl/dna [nume] la [adresa de e-mail].

Multumesc pentru intelegere.

Cu salutări

Lungimea unui e-mail.

Dacă trebuie să scrieți și să răspundeți la e-mailuri în slujba dvs., este important să acordați atenție lungimii mesajului dvs. De regulă, rețineți că întregul mesaj ar trebui să fie vizibil pe ecranul unui laptop fără ca cititorul să fie nevoit să deruleze în jos.

Structurați corect e-mailurile.

Structura corectă a unui e-mail:

  • subiect semnificativ
  • formă politicoasă de adresă
  • propoziție introductivă scurtă
  • Partea principală împărțită în paragrafe
  • propoziție finală prietenoasă pentru a-și lua rămas bun
  • Salut, nu abreviați ca MfG!
  • Numele și prenumele expeditorului

În cazul unui e-mail de afaceri, acesta este urmat de un altul semnătură precum și informațiile privind dreptul societăților comerciale.

Atașamente în e-mailuri.

Desigur, e-mailurile sunt adesea folosite pentru aceasta, Documente redirecţiona. Dar ferește-te atașament pe aceasta:

  • Consultați pe scurt apendicele din text și documentul pe care îl are: Anexat veți găsi o listă a cheltuielilor într-un fișier Excel.
  • Faceți atașamentul nu mai mare de 2 MB și maximum 5 MB.
  • Să nu trimiteți prea multe documente sau doar documente cu adevărat utile.
  • Pentru e-mailurile din afara companiei, utilizați formate precum PDF, JPG sau ZIP care pot fi deschise de toată lumea.

    Amintiți-vă întotdeauna: cititorii trebuie mai întâi să deschidă atașamentul, apoi să-l descarce și să-l salveze. Asta necesită timp. Prin urmare, este mai sensibil să trimiteți un link către documentul de pe serverul companiei în locul unui atașament pentru e-mailurile interne ale companiei. O altă posibilitate este de a pune o imagine de previzualizare în mesaj, de exemplu dacă este vorba doar de un vot scurt.

E-mail sau conversație personală?

Mai ales când vine vorba de probleme de anvergură sau complicate, ar trebui să cântăriți între un e-mail și o conversație personală. Adesea este mai eficient și mai rapid să explici faptelor celeilalte persoane în conversație decât în ​​scris. Așadar, înainte de a te chinui timp de o jumătate de oră să îți notezi explicațiile și apoi să mergi înainte și înapoi cu cinci mesaje pentru a clarifica orice întrebare ai avea, este mai logic să ridici telefonul pentru o clipă sau să organizezi o întâlnire personală. Apoi, puteți oricând să scrieți un e-mail în care să preluați cele mai importante puncte.

Următorul grafic arată proporția mare de e-mailuri pe care le trimitem în comunicarea noastră, care arată proporția de e-mailuri trimise anual (cu excepția spamului!) Numai în Germania:

sursă: statista.de (2018): https://de.statista.com/statistik/daten/studie/392576/umfrage/nummer-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr/

Dacă nu sunteți sigur ce trebuie să luați în considerare în domeniile profesionale individuale, veți găsi informații suplimentare aici: