Sfaturi practice pentru optimizarea proceselor Cu acești 5 pași puteți îmbunătăți fluxul de lucru în

Procesele agățate nu sunt doar enervante - costă timp și, mai presus de toate, bani. Cu aceste sfaturi practice pentru optimizarea proceselor, veți face progrese rapide.

Angajații și șefii sunt de acord cu un singur lucru: toți iubesc procesele slabe și eficiente. Fără timpi de așteptare, fără bucle de coordonare constantă și fără stres când ajungeți din nou sub presiunea timpului din cauza ineficienței. În schimb: treceți-l pas cu pas și terminați lucrul la timp la final. Nu ar fi frumos?

Dar cum începeți cu optimizarea proceselor? În primul rând, este vorba de standardizarea și documentarea proceselor existente. Acesta este primul pas către procese mai eficiente: potrivit unui studiu realizat de institutul american de cercetare a pieței Gartner, doar documentarea unui proces crește eficiența acestuia cu aproximativ 15%.

Dar dacă doriți cu adevărat să obțineți mari câștiguri de eficiență în termeni de timp, calitate și costuri, nu ar trebui să vă opriți aici. Trebuie să începeți îmbunătățirea sistematică a proceselor.

Același lucru se aplică proceselor ca și vieții reale: dacă păstrați ochii și urechile deschise și arătați puțină atenție, puteți face o mare diferență. Cel mai bine este să începi acum. Următoarele sfaturi practice vă vor ajuta.

1. Clarificați responsabilitățile: cine lucrează și cine își ține capul?

Pentru ca un proces să funcționeze eficient, este esențial ca toată lumea să știe ce să facă și pentru ce domeniu este responsabil. Așa-numitul model DEMI a fost stabilit în acest sens în țările vorbitoare de limbă germană.

D reprezintă responsabilitatea de implementare: Cine face de fapt lucrarea și este responsabil pentru aceasta? (de exemplu, crearea unei facturi sau întreținerea instrumentului).
E reprezintă responsabilitatea pentru rezultate: În cele din urmă, cine în calitate de manager sau maistru trebuie să fie responsabil pentru rezultat? (de exemplu, un manager de vânzări sau un maistru)
M înseamnă cooperare: Care sunt oamenii necesari pentru a efectua munca?
I reprezintă informații: Cine ar trebui să primească un raport asupra procesului? (de exemplu, marjele de contribuție rezumate ale proiectelor din ultimele trei luni pentru conducere).

Clarificarea primelor două litere D și E este deosebit de importantă atunci când se lucrează la procese. Sau, mai precis, răspunsul la întrebările: cine face treaba și cine își ține capul pentru ea?

2. Eliminați interfețele: lupta împotriva mormanelor de sarcini

Interfețele sunt o pierdere de timp subestimată, adică atunci când sarcinile se schimbă de la un angajat la altul. Motivul pentru acest lucru este rapid găsit. În companiile germane, așa-numitul principiu push se aplică aproape întotdeauna: Când angajatul A a terminat o sarcină, o predă angajatului B. De obicei este încă ocupat cu alte sarcini. Prin urmare, sarcina atribuită este „stocată” pe birou, pe un raft sau în căsuța de e-mail. Se formează Micul morman de sarcini și odată cu acesta Timp de așteptare sarcina.

În plus față de timpul de minciună, Timp de căutare, deoarece după un timp apare întrebarea cum este starea de procesare a sarcinii atribuite. Angajatul B caută sarcina în micul său morman de sarcini. Clientul nu va dori cu siguranță să plătească acest timp de căutare și, prin urmare, este un deșeu tipic.

Dacă, pe de altă parte, sarcinile sunt structurate în așa fel încât să poată fi procesate în mod consecvent de către angajatul A, grămezile de sarcini și căutarea angajatului B sunt eliminate. Cuvântul modern pentru acest lucru este proiectarea fluxului de lucru, dar în esență este vorba despre eliminarea timpilor de așteptare și căutare.

Cum elimini interfețele?

Utilizați procesul dvs. documentat pentru a vă întreba dacă puteți Schimbați sarcinile poate sa. Angajatul B transferă o activitate angajatului A, care, în schimb, îl lasă pe angajatul B cu o altă sarcină. Ambele pot lucra mai consecvent și pot deveni considerabil mai productive.

Interfețele au crescut aproape întotdeauna din punct de vedere istoric, deoarece procesele nu au fost niciodată reconsiderate pe parcursul extinderii capacității (noi angajați).

Desigur, se poate întreba dacă este eficient atunci când face totul, de la început până la sfârșit. La urma urmei, aveți adesea specialiști pentru diferiții pași de lucru. Această viziune, care se întoarce la așa-numitul taylorism, este acum în mare parte depășită. Sarcinile individuale, adesea repetitive și o repartizare foarte mare a proceselor în etape individuale nu sunt la fel de eficiente pe cât par. Demotivează angajații enorm.

Bineînțeles, nu s-a întors la un mod complet de lucru care se poate face; lumea de lucru de astăzi este mult prea solicitantă și confuză pentru asta. Dar puteți găsi în continuare modalități prin care un angajat să poată procesa pași mai mari, uneori crearea unor ansambluri întregi sau activități administrative mai extinse (de la ofertă la costul final) fără întrerupere. Acest lucru evită nu numai timpii de repaus renumiți, ci și timpii de transport (timpii în care rezultatul intermediar este adus de la un angajat la altul, de exemplu într-un atelier).

Cu cât sunt mai puține întreruperi într-un proces datorat interfețelor sau interogării colegilor, cu atât mai repede apare un așa-numit flux, în care un angajat își îndeplinește sarcinile cu un efort plăcut. Acum are liniștea sufletească de care are nevoie pentru a termina o sarcină. Întreruperile constante mănâncă o cantitate enormă de timp. După o pauză, angajatul mediu se va dedica mai întâi altor două sarcini înainte de a reveni la sarcina inițială după aproximativ 25 de minute.

Gândiți-vă la ce au nevoie angajații dvs. pentru a putea lucra nestingheriți. Zonele de retragere, cum ar fi un loc de muncă fără telefon sau o „oră de întrebare” în care colegii pot întrerupe munca reală a angajatului cu preocupările lor sunt, de exemplu, concepte încercate și testate.

3. Sisteme și resurse IT: Combaterea nebuniei zilnice

Pentru aproape fiecare proces dintr-o companie modernă, sunt necesare sisteme și resurse IT pentru a susține procesele. Sistemele IT sunt de obicei un sistem de facturare sau un sistem de e-mail și un fișier al clientului sau un telefon.

Numai când se prevede activitate după activitate, nebunia zilnică devine vizibilă. De exemplu, de unde părăsiți un program și începeți altul? Utilizați acest lucru pentru a copia înapoi datele pe care le-ați salvat deja în primul program?

Oricine dorește să optimizeze procesele nu poate evita optimizarea sistemelor IT: Prin urmare, ar trebui să analizați sistematic modul în care sistemele IT pot fi integrate și, astfel, să evitați munca multiplă. Un exemplu tipic sunt sistemele CRM, adică software-ul de gestionare a clienților pe care îl utilizează vânzările și sistemele de facturare utilizate în administrare. Se întâmplă adesea ca datele clientului să fie create manual în ambele sisteme și să nu fie conectate între ele printr-o interfață.

4. Dezvăluie riscurile: înfruntă-ți fricile

Riscurile sunt întotdeauna lucruri urâte pe care nimeni nu vrea să le audă. Dar dacă faceți o notă a riscurilor dvs. în cadrul proceselor, le puteți evita mult mai ușor sau cel puțin le puteți reduce impactul. La fiecare pas al procesului, vă întrebați destul de banal: Ce poate merge teribil de greșit? Cu adăugarea lingvistică „enormă” se concentrează automat asupra riscurilor esențiale și nu asupra tuturor imponderabilelor teoretic concepute.

Dacă întrebați un instalator experimentat sau un agent de vânzări veteran, de obicei, acesta poate evalua și explica unde sunt problemele reale.

Enumerați toate riscurile găsite. Deci primești așa-numitul Inventarul riscurilor, cu care ar trebui să te descurci corespunzător.

Ocolirea înseamnă aici:

acceptarea conștientă a riscului (exemplu: meteoritul cade pe depozit).
Să ia măsuri de precauție pentru ca riscul să nu apară (exemplu: principiul celor patru ochi împotriva fraudei).
reduce impactul în cazul apariției riscului (exemplu: asigurare).

5. Durate de procesare și prelucrare: tragere în loc de împingere

Timpii de procesare și procesare sunt ideali pentru evidențierea ineficiențelor proceselor. Atunci când analizați fluxul procesului, vă întrebați dezinvolt: Cât timp aveți nevoie de dvs. sau de angajații dvs. pentru un anumit pas de lucru? Pașii de lucru sunt, de exemplu: crearea unei facturi sau scrierea unei oferte. De obicei, timpii de procesare între câteva minute și aproximativ patru ore sunt acordate pentru o singură activitate.

Apoi, încercați să determinați termenii de livrare completi. De exemplu, scrieți ora solicitării clientului prin e-mail și timpul necesar clientului pentru a primi oferta completată. Acest lucru poate dura uneori săptămâni.

Comparați totalul timpilor de procesare cu timpul efectiv de procesare. De exemplu, dacă timpul de procesare este de patru ore, dar timpul de livrare este de cinci zile, procesul este extrem de ineficient, deoarece sarcinile stau pe un birou sau într-o cutie poștală timp de patru zile și jumătate lucrătoare. Acest timp inactiv este o pierdere pură. Stocarea lucrurilor sau sarcinilor necesită stocare sau spațiu de stocare și poate fi necesar să le rearanjați. Ei obstrucționează vederea esențialului, înfundă fluxul, sunt în calea lor.

Prin urmare, introduceți, în loc de un principiu push Principiul Pull A. Sarcinile nu sunt trecute de la A la B sau împinse, dar B îl întreabă pe A imediat ce are capacitate gratuită pentru sarcini noi sau cerințe noi.

Dar de ce principiul pull este mai eficient decât principiul push? Puteți obiecta că sarcina se află acum cu A până când este preluată de B. Deci ce se câștigă?

Există un răspuns plauzibil la acest lucru dacă clarificați pentru cine lucrați: la sfârșitul lanțului de proces există un client care așteaptă un serviciu sau un produs. Acesta poate fi un client extern clasic, dar și un client intern, cum ar fi departamentul vecin.

Clientul stabilește ritmul. Ar trebui să se producă sau să se lucreze la fel de repede pe cât dictează ciclul clienților. Dacă parcurgeți întregul lanț de la capăt, adică de la client, în față, apare principiul de descriere descris. Dacă se produce mai mult decât poate cumpăra clientul, aceasta este supraproducție și, prin urmare, o risipă de resurse valoroase.

Apropo: interogările constante sunt un semn clar al proceselor inadecvate și al angajaților slab pregătiți.