Stadtwerke Konstanz trece la soluții electronice de achiziție; Dieta de slabit pt
Stadtwerke Konstanz trece la soluții de achiziții electronice
Dieta de slăbit pentru procurare
Pentru a înregistra, verifica, aproba și procesa cererile de cumpărare mai rapid și mai eficient decât înainte, Stadtwerke Konstanz a căutat o soluție modernă, de viitor, pentru achiziții electronice, pentru întregul grup, la mijlocul anului 2016. Contractul a fost atribuit companiei Newtron AG, care inițial a trebuit să încorporeze sistemul de comandă într-un sistem inovator de gestionare a catalogului.
Luați în considerare nevoile individuale
"Pentru noi a fost important ca noua soluție de catalog să fie adaptată nevoilor noastre deosebite, să ajute la standardizarea proceselor, să poată integra propriile baze de date și să poată fi conectată la mediul ERP existent", raportează Federico Fabbri, director achiziții al Stadtwerke Konstanz GmbH. Achizițiile de la Stadtwerke Konstanz sunt responsabile pentru toate livrările și serviciile din întregul grup. Spectrul variază de la piese standard la linii de alimentare și sisteme electrice, autobuze și nave la echipamente de birou, software, uniforme și servicii de inginerie.
Cumpărarea Maverick înseamnă muncă suplimentară
„Pentru utilitățile municipale este tipic ca multe comenzi mici să fie făcute la frecvență ridicată, ceea ce, la rândul său, favorizează cumpărarea de către maverick”, relatează Florian Zimmermann, manager de clienți existent la Newtron AG. Această „cumpărare sălbatică” în afara canalelor de achiziții standardizate a fost, de asemenea, răspândită în Konstanz, iar raportarea a fost incompletă. Acest lucru a însemnat un efort suplimentar inadecvat ridicat pentru contabilitate și achiziții, care a trebuit să facă față unui număr mare de comenzi nereglementate. „În plus, furnizorii de energie au de obicei o serie de instrucțiuni pentru achiziții care trebuie urmate cu precizie, de exemplu în ceea ce privește substanțele periculoase. Un alt punct: procesele de aprobare sunt de obicei foarte consumatoare de timp ", spune Zimmermann. Toate aceste aspecte trebuiau luate în considerare și, în cele din urmă, trebuia dezvoltată împreună o strategie care să contribuie la optimizarea fluxului de lucru pentru achiziții pe termen lung și să gestioneze resursele mai eficient.
În primul pas, furnizorul de soluții electronice a determinat starea actuală a sistemului de comandă la nivel de grup într-un atelier de 2 zile. Experții IT au lucrat apoi cu cei responsabili la utilitățile municipale pentru a dezvolta un profil de cerințe pentru un sistem de achiziții electronice personalizat și o listă de sarcini corespunzătoare pentru implementarea acestuia. Planul era să înceapă achizițiile electronice la începutul anului 2017. Dar, brusc, totul trebuia să se întâmple foarte repede, o dietă fulger, ca să spun așa. Pentru că a devenit evident că furnizorul anterior de servicii IT ar eșua mai devreme decât se aștepta. Pentru a menține sistemul de comandă în funcțiune, o echipă a creat un nou sistem și a reușit să-l implementeze în trei zile. Newtron a prevenit astfel blocajele, restricțiile sau eșecurile.
Rezultatul a fost o soluție de catalog cu mai mulți furnizori, cu funcții de căutare convenabile, operare intuitivă simplă și integrare completă în sistemul ERP al Stadtwerke Konstanz. Cataloagele și listele de furnizori utilizate anterior de utilitățile municipale, inclusiv acordurile-cadru respective, sunt încorporate în portalul de tranzacționare Newtron și pot fi completate sau modificate în orice moment. Orice nevoie de materiale, produse sau servicii poate fi controlată și urmărită central. Toate comenzile sunt rezervate automat cu alocarea corectă a contului fără ca o persoană să fie nevoită să intervină. În acest fel, achizițiile și contabilitatea grupului de companii sunt ușurate semnificativ pe termen lung. Utilizatorii pot comanda exact piesele de care au nevoie de la furnizorul listat, care este cel mai potrivit și oferă cel mai bun preț. Scenariile pentru versiuni și permise sunt stocate în sistem. În plus, toți pașii sunt documentați și arhivați pentru a asigura respectarea liniilor directoare de conformitate.
Serviciile publice rămân în urmă în transformare
Cu soluția de achiziție electronică, Stadtwerke Konstanz are acum un sistem de management al catalogului inovator și rentabil, care oferă transparența dorită în achiziții și, de asemenea, eficientizează în mod semnificativ întregul proces de achiziție. Se economisesc resurse și se economisește timpul, care pot fi utilizate productiv pentru alte activități. Până la sfârșitul anului, Newtron va oferi, de asemenea, soluții de e-sourcing pentru licitații și licitații și va implementa managementul modern al furnizorilor (SRM) pentru Stadtwerke. Stadtwerke Konstanz este una dintre tendințele din industrie: potrivit unui studiu realizat de Centrul pentru Economie Energetică Municipală (CKEW) de la Institutul INeKO de la Universitatea din Köln, nici măcar jumătate din utilitățile municipale din Germania (49%) nu au avut până acum achiziții electronice în integrează propriile procese. Pentru comparație: Potrivit unui sondaj realizat de BME, trei din patru companii de cumpărare din Germania (75%) folosesc acum cataloage electronice. sas
Furnizorul de soluții
Newtron
Furnizorul de soluții bazate pe web pentru optimizarea relațiilor de afaceri dintre furnizori și companiile de cumpărare oferă un portofoliu de achiziții, e-sourcing, SRM, EDI și servicii suplimentare extinse, cum ar fi servicii pentru clienți în douăsprezece limbi și consultanță dintr-o singură sursă. Compania se ocupă de mai multe
peste 1.000 de companii care cumpără și 80.000 de furnizori.