11 sfaturi finale pentru alegerea partenerului de evenimente perfect pentru locația evenimentului
Pe lângă un concept coerent și o poveste bună, un eveniment perfect, pe care oaspeții îl vor aminti în mod ideal ani mai târziu, are nevoie și de locația optimă. Alegerea locației evenimentului determină adesea succesul sau eșecul unui eveniment. De aceea ar trebui să vă luați timp atunci când decideți un loc și să luați în considerare câteva aspecte importante.
Am colectat 11 aspecte importante pentru alegerea locației perfecte a evenimentului:
1. Dimensiunea locației evenimentului
Mărimea locației ar trebui, în orice caz, să fie adaptată la numărul așteptat de participanți. Dacă locația evenimentului este prea mare, invitații la eveniment par deseori pierduți. Dacă, pe de altă parte, locația este prea mică pentru numărul de invitați, întregul eveniment apare rapid înghesuit și oaspeții păstrează în cap o imagine negativă a evenimentului. Prin urmare, ar trebui să se ia în considerare mai presus de toate spațiul necesar.
2. Locația locației
Locația locului este, de asemenea, deosebit de importantă. În funcție de evenimentul respectiv, este posibil ca oaspeții să fie nevoiți să călătorească cu mașina sau cu transportul public. Prin urmare, disponibilitatea unui spațiu de parcare suficient este o necesitate. Pentru a găzdui participanții, locurile de parcare ar trebui să fie gratuite pe cât posibil.
Dacă conexiunea la transportul public este inadecvată, este recomandabil să furnizați un serviciu de transfer de la cea mai apropiată gară la eveniment. Un alt serviciu pentru participanții care fac o călătorie mai lungă este căutarea cazărilor adecvate peste noapte și disponibilitatea acestora în timpul evenimentului.
3. Infrastructura locației
Infrastructura locației evenimentului include aspecte precum dimensiunea zonei exterioare și numărul de camere disponibile. În cazul în care sunt necesare schimbări structurale în locație - de exemplu pentru instalarea echipamentului - acest lucru ar trebui clarificat în prealabil cu operatorul locației. În caz contrar, poate exista o surpriză neplăcută după eveniment, dacă trebuie să acoperiți costurile de reparații ale unui perete listat, de exemplu.
Stadioanele oferă o infrastructură optimă (Imagine: Grohe AG)
Dacă este necesar, trebuie verificat în ce măsură camera poate fi întunecată. O proiecție pe un ecran, de exemplu, care este afișată cu lumină puternică, pune atenția participanților asupra testului pe termen lung. În caz contrar, opțiunile de iluminare și prezența luminii de zi ar trebui, de asemenea, să fie aflate. Mai ales pentru evenimente mai lungi este recomandabil să alegeți o locație a evenimentului cu multe ferestre, deoarece atmosfera este adesea mai plăcută și are un efect relaxant asupra participanților.
În funcție de structura evenimentului și de utilizarea scenelor, a ecranelor etc. vizualizarea prezentării respective trebuie verificată din diferite poziții din sală. Coloanele în special pot bloca vizualizarea și pot atrage atenția negativă.
În cazul în care trebuie livrate obiecte mari pentru eveniment, lungimea și lățimea căilor de acces la locația evenimentului, opțiunile de încărcare și descărcare și, pe parcursul acestui lucru, înălțimea camerelor ar trebui să fie aflate.
De asemenea, ar trebui luat în considerare un număr suficient de sisteme de instalații sanitare, care sunt de dorit în stare curată.
Un aspect care, din păcate, este adesea neglijat este acustica în locație și, ca parte a acestui fapt, posibila nevoie de un sistem de microfon sau izolare fonică la evenimente cu valori probabil decibel mai mari. Acest punct duce direct la următorul nostru sfat:
4. Tehnologia evenimentului existentă în locația evenimentului
În funcție de tipul evenimentului, tehnologia optimă a evenimentelor nu este doar o chestiune de bunăvoință: multe evenimente au prețuri de intrare ridicate, motiv pentru care este o datorie față de participanți să nu le plictisească cu o calitate slabă. De altfel, acest aspect nu afectează doar tehnologia evenimentului (pentru mai multe informații, vezi punctul 8).
Etapa Premiului FAMAB New Talent 2015 (Imagine: Sylvia Koch)
Așadar, verificați echipamentul tehnic al locației evenimentului: dacă este necesar, acesta include un sistem de iluminare, bârne, proiectoare, conexiuni de alimentare și un sistem de sunet care include microfoane sau căști. Există acum nenumărate modalități de a închiria echipamente pentru echipamente inexistente, dar necesare urgent.
În prezent, este o chestiune firească ca fiecare participant la eveniment să aibă WLAN gratuit - cel mai bine rapid.
5. Amenajarea locului
Mobilierul în locații variază adesea foarte mult. Majoritatea locațiilor pentru evenimente oferă echipamente de bază și percep o taxă suplimentară pentru mobilier suplimentar.
Înainte de a vizita o locație a evenimentului, ar trebui să fiți clar cu privire la tipul de mobilier de care aveți nevoie: dacă evenimentul este, de exemplu, o conferință, este necesar un număr suficient de mese și scaune, precum și un pupitru cu microfon, podium sau, eventual, Partiții. Pe de altă parte, la o gală sau la lansarea unui produs, este mai logic să oferiți, de exemplu, mese înalte sau canapele confortabile sau mobilier de salon pentru pauze scurte.
Sala de conferințe din Palatul Herrenhausen
În orice caz, este recomandabil să oferiți oaspeților locuri confortabile, mai ales pentru evenimente mai lungi și mai ales iarna, un vestiar pentru a putea scoate haine groase.
Pentru a estima câte locuri sunt necesare, este disponibil unul sofisticat Managementul participanților cu care pot fi obținute informații suplimentare utile în cadrul GDPR de la participanți.
6. Catering în locație
Unele locații au contracte cu anumiți furnizori de catering sau își oferă propriile servicii de catering. În acest caz, sunteți limitat la alegerea dvs. de catering. Prin urmare, trebuie să vă asigurați că serviciile de catering oferite corespund cerințelor și ideilor.
managementul evenimentelor de limonie și catering
De obicei, însă, puteți angaja un furnizor extern. În acest caz, ar trebui să se verifice dacă furnizorul de catering are suficiente facilități de răcire și spațiu pentru a-și păstra creațiile. Dacă furnizorul își aduce propriul echipament, trebuie să se asigure că rețeaua electrică a locației este proiectată pentru acest lucru și nu provoacă un scurtcircuit în combinație cu tehnologia de eveniment existentă.
În funcție de dimensiunea evenimentului, puteți lua în considerare dacă o împărțire a cateringului în locație are sens pentru a evita cozile lungi - stomacul flămând nu este un semn bun și va fi cu siguranță amintit negativ de către participanții la eveniment.
>> Puteți găsi inspirație pentru catering și tendințele alimentare actuale aici.
7. Personalul din locație
Personalul potrivit este la fel de esențial pentru un eveniment ca alimentația potrivită. Personalul prietenos și amabil se asigură că oaspeții se simt confortabil și creează o atmosferă plăcută.
Cât de bun are gustul cel mai delicios păstrăv brun când este aruncat inocent pe farfurie de către un angajat prost dispus? Chiar și un dosar de prezentare detaliat este mult mai puțin valoros dacă este lovit cu grijă pe masa participanților la eveniment. Prin urmare, personalul ar trebui să fie informat suficient cu privire la regulile de conduită față de oaspeți înainte de desfășurare.
FR Catering, exemplu pentru implementarea unei misiuni de comunicare pentru serviciile de personal, subiect Adam & Eve
În plus, ar trebui să fie clar cu privire la zonele pentru care este necesar personal - de exemplu, catering, informații, vestiar, toaletă, ... - și cât de mult este necesar personalul. Îmbrăcămintea personalului poate fi, de asemenea, ușor adaptată la tema evenimentului și, la fel ca decorarea locației, poate oferi o valoare adăugată distractivă și considerabilă.
Multe locații au propriul personal care este desfășurat la evenimente. Pentru a asigura o organizare perfectă, ar trebui clarificat dacă numărul personalului este suficient, pentru ce domenii este necesar personal și cine este responsabil pentru organizarea personalului.
8. Calitatea evenimentului
Nu trebuie spus multe despre acest punct: calitatea este un factor crucial la fiecare eveniment. Mai ales dacă participarea la eveniment este legată de costuri, organizatorul este obligat să ofere o calitate bună în fiecare zonă. Calitatea proastă va fi cu siguranță observată negativ.
Întâlnire după-amiaza pe terasa exterioară a Circ Circus în Scalaria Eventresort (Foto: Jörg Küster)
În caz de îndoială, o prezentare slabă sau un portofoliu de produse inferior ar trebui șters complet: oaspeții plătitori o merită.
9. Securitatea evenimentelor
Aspectul siguranței la evenimente devine din ce în ce mai important, dar este adesea subestimat sau văzut ca neimportant. Cu toate acestea, siguranța oaspeților și a personalului ar trebui să fie o prioritate: nimănui nu i se oferă răni și cereri ulterioare de despăgubire.
Eveniment securizat cu bariere din eps
În locație ar trebui să aflați unde sunt ușile de evacuare și căile, stingătoarele, iluminatul de urgență și trusa de prim ajutor.
Pentru a asigura siguranța, trebuie respectate reglementările legale de siguranță. Ușile de evacuare și căile de evacuare, de exemplu, nu trebuie blocate sau blocate și trebuie marcate corespunzător. Extinctoarele existente nu ar fi trebuit să expire și să fie disponibile în număr suficient.
>> Puteți găsi aici o imagine de ansamblu cuprinzătoare despre subiectul securității evenimentelor, cu articole relevante despre conceptele de securitate, managementul participanților și siguranța muncii.
10. Reglementări în locații
Atunci când închiriați un loc de eveniment - cum nu ar putea fi altfel - trebuie respectate nenumărate reglementări, cum ar fi ordonanța locului de întrunire. În funcție de stat, ordonanța clarifică construcția și funcționarea locațiilor. Prin urmare, ar trebui clarificat în prealabil cu operatorul locației dacă și în ce măsură este necesară contractarea unei asigurări.
Zonă pentru fumători în XPOST Köln
De asemenea, ar trebui să explicați regulile casei cu proprietarul. În acest context, aspectele volumului general și existența unei interdicții de fumat sau a unei zone separate pentru fumători sunt de un interes deosebit.
11. Închiriere locație și costuri suplimentare pentru o locație
A fost găsită locația perfectă, bugetul se potrivește și evenimentul este la îndemână! Dar opriți-vă: la fel ca în cazul închirierii normale a unui apartament, există costuri suplimentare care trebuie luate în considerare la închirierea unei locații. Înainte de eveniment, ar trebui clarificat împreună cu operatorul locației dacă în închirierea locației sunt incluse costuri suplimentare, cum ar fi electricitatea, încălzirea, eliminarea deșeurilor și curățarea finală, precum și tehnologia existentă a evenimentului. În caz contrar, pot exista surprize financiare după eveniment!
În cazul în care alimentația este asigurată de operatorul locației, ar trebui să se facă aranjamente clare înainte de eveniment în ceea ce privește dimensiunile și prețul. Un pachet de băuturi este la fel de important ca și decizia dacă alimentația este mică, un bufet sau un întreg meniu cu trei feluri.
Căutarea locației optime a evenimentului este adesea lungă și dificilă și include multe aspecte care trebuie luate în considerare. Sfaturile noastre ar trebui să vă sprijine pe drumul către locația perfectă a evenimentului.