Analiza ABC a explicat pur și simplu - proiectele au fost ușoare
Când totul contează, nimic nu contează.
Îmi place zicala asta. Pentru că este atât de adevărat! Dacă tratăm toate lucrurile din proiect cu aceeași prioritate, se vor întâmpla următoarele:
- Esențialul nu este separat de nesemnificativ.
- Energia este folosită pentru lucruri neimportante.
- Această energie și timp lipsesc pentru lucrurile pe care ar trebui să se concentreze efectiv.
Și de aceea trebuie să acordăm prioritate! Am analizat deja o posibilitate de prioritizare în contextul principiului Pareto. Astăzi avem de-a face cu o altă formă de analiză: analiza ABC!
Avantajele analizei ABC
Analiza ABC vă ajută să vă concentrați asupra elementelor esențiale. Elementele sunt împărțite în elemente A, B și C.
Obiectiv: Identificați elementele cărora trebuie să le acordați cea mai mare atenție (elemente A). Pentru că acestea sunt cele cu adevărat importante care au cel mai mare efect asupra succesului general. Dacă se depune mult efort în elementele C mai puțin importante, acest lucru are un beneficiu relativ scăzut.
Analiza ABC nu este în niciun caz limitată la gestionarea proiectelor - dimpotrivă. Poate fi utilizat universal și poate fi găsit în multe domenii ale companiei:
- Logistică și managementul materialelor: cine sunt cei mai importanți furnizori? Ce materiale sunt utilizate cel mai mult?
- Producție: ce produse determină cele mai multe costuri de producție?
- Portofoliu de produse: Cu ce produse generăm cele mai multe vânzări?
- Vânzări: Cine sunt clienții care generează cele mai multe vânzări? Care sunt conturile cheie?
constructie
Analiza ABC clasifică datele în funcție de criteriile specificate, cum ar fi vânzările, consumul, profitul etc. Există trei clase:
A elemente
Acestea sunt puținele elemente deosebit de calitative, care au un procent ridicat de valoare. Tocmai acestea trebuie identificate, deoarece aici este cel mai mare efect de pârghie pentru a avea succes.
B elemente
Aceste elemente formează mijlocul terenului. Reprezentat cu un număr moderat ridicat, moderat valoros. În funcție de situație, are sens să le privim mai atent - sau să le neglijăm inițial.
C elemente
Acestea sunt numeroasele elemente care apar în număr mare, dar au doar o influență foarte mică asupra imaginii generale. Concentrarea pe aceste elemente are un efect redus - și de obicei necesită mult timp.
Procesul de analiză ABC
- Lista obiectelor care trebuie examinate
Ce vrem de fapt să clasificăm? În funcție de scop, acestea pot fi produse, furnizori, clienți, riscuri etc. - Stabilirea criteriilor
În ce anume trebuie clasificat? Criteriile posibile sunt costurile, vânzările, probabilitățile etc. - Evaluarea obiectelor
Evaluarea rezultă adesea din evaluarea datelor statistice, dacă de ex. Vânzările de către clienți sunt utilizate ca criteriu de evaluare. Dacă astfel de date nu sunt disponibile, de ex. la evaluarea riscurilor, evaluarea trebuie să aibă loc în acest pas. - Aranjați obiectele
Obiectele sunt acum sortate în funcție de prioritatea lor, de ex. Aranjarea clienților în funcție de valoarea vânzărilor. O reprezentare grafică este adesea o idee bună. - Împărțirea în trei clase
Liniile de graniță pentru elementele A, B și C nu trebuie întotdeauna trasate în mod consecvent. Este tipic ca un număr foarte mic de obiecte să aibă o proporție foarte mare de valoare (elemente A) și un număr mare de obiecte să aibă doar o proporție mică de valoare (elemente C). - Acțiuni derivate
Este plăcut să știi ce elemente sunt cu adevărat importante acum. Dar asta nu este suficient: acțiuni ar trebui derivate astfel încât analiza să nu adune doar praful într-un folder.
Utilizare în managementul de proiect
Analiza ABC se bazează adesea pe factori soft, în special în managementul de proiect. În timp ce în alte domenii ale companiei, analiza se poate baza pe date statistice (de exemplu, prețurile de achiziție pentru piesele achiziționate), valorile estimate sunt adesea utilizate în planificarea proiectului.
Să aruncăm o privire unde are sens să folosim analiza ABC în proiecte. Și, astfel încât să nu devină plictisitor, sunt folosite diferite forme de reprezentare:
Clasificarea riscurilor
Vă amintiți? Următoarele valori sunt utilizate pentru a evalua riscurile:
- Probabilitatea de apariție a riscului în%
- Domeniul de aplicare (daune) dacă riscul apare în euro
- Valoarea riscului ca produs al probabilității de apariție și domeniu de aplicare
Odată ce aceste date au fost colectate, toate riscurile ar putea fi ușor aranjate într-o listă în funcție de valoarea lor de risc. Alternativ, riscurile pot fi afișate grafic într-un portofoliu de risc și împărțite în clase ABC:
Cea mai mare atenție trebuie acordată riscurilor A, în timp ce riscurile C pot fi adesea (inițial) neglijate.
Clasificarea părților interesate
Situația este similară cu părțile interesate. Criteriile posibile aici ar putea fi influența părții interesate și probabilitatea unui conflict. O strategie a părților interesate ar putea fi definită pentru fiecare clasă:
În funcție de proiect, de ex. O strategie participativă poate fi definită pentru părțile interesate A, o strategie discursivă pentru părțile interesate B și o strategie represivă pentru părțile interesate C.
Prezentarea întregului portofoliu de proiecte
Analiza poate fi utilizată și pentru a reprezenta portofolii de proiecte în companie. Costurile proiectului sunt de obicei utilizate ca criteriu. De data aceasta rezultatul este prezentat sub forma unei curbe Lorenz:
Vizibil în mod clar: un număr mic de proiecte cauzează de departe cele mai multe costuri. De obicei, o distribuție 80/20 conform principiului Pareto poate fi recunoscută aici.