Călătorie de afaceri - de la planificare la facturare - expert în mobilier de birou

În ciuda unui număr tot mai mare de canale de comunicare disponibile, importanța călătoriilor de afaceri nu a scăzut. Dimpotrivă, mai ales atunci când vine vorba de stabilirea și menținerea contactelor profesionale, cunoașterea personală este la fel de neînlocuit ca schimburile regulate cu parteneri de afaceri importanți.

Această importanță a contactului personal duce în special la așteptări mari, care pot crește nivelul de stres înainte și în timpul unei astfel de călătorii. Pentru a fi cât mai bine pregătit în astfel de situații, următoarea prezentare generală oferă informații despre cum să vă pregătiți pentru o călătorie de afaceri. Acest lucru ar trebui să facă timpul mai exigent de la plecare până la concluzia cu succes, să fie mai relaxat pentru a atrage atenția asupra conținutului călătoriei în loc de întrebări organizaționale. În plus, la cele mai importante întrebări referitoare la contabilitatea cheltuielilor de călătorie li se răspunde astfel încât să puteți colecta cu atenție documentele necesare înainte și în timpul unei călătorii de afaceri și să economisiți acest efort ulterior.

Cum este definită o călătorie de afaceri?

În primul rând, trebuie clarificat modul în care o călătorie de afaceri diferă de o călătorie privată. Ambele variante au în comun faptul că, pentru o anumită perioadă de timp, vă îndepărtați de mediul dvs. tradițional de la locul de reședință și de muncă și vizitați alte locuri - și adesea necunoscute anterior - și oameni. Cu toate acestea, deși călătoriți în mod privat din propria motivație și fără nicio presiune de așteptare, aveți întotdeauna o treabă de făcut. Aceasta poate varia de la înființarea unei rețele de afaceri și menținerea contactelor existente până la încheierea de contracte și acorduri comerciale specifice, deși nu este posibil sau promițând să o faceți de la locul de muncă efectiv.

Pregătirea conținutului unei călătorii

Pregătește-te pentru o călătorie de afaceri: gândește-te la documente importante și pregătește-te bine pentru discuțiile tale! Foto: undrey/fotolia.com

Destinația și perioada călătoriei planificate?
Cine sunt participanții la călătorie, atât de la propria companie, cât și de la partenerii de afaceri de pe site?
Care este situația inițială înainte de a începe călătoria?
Care este așteptarea rezultatului călătoriei?
Ce argumente sau instrumente aveți ca călător de afaceri pentru a vă atinge obiectivul?
Ce opțiuni există pentru a convinge partenerii de afaceri? În ce moment se pot face compromisuri?

Organizarea călătoriei de afaceri

Pentru multe călătorii de afaceri, cazarea este necesară datorită distanței sau duratei activității, de obicei un hotel situat convenabil până la destinație. Pentru a evita surprize urâte la check-in, aceasta trebuie rezervată înainte de începerea călătoriei. Dacă aveți întrebări la recepție, vă recomandăm să luați o confirmare a rezervării. Vă rugăm să rețineți orele de check-in și termenele relevante până când camera dvs. va fi rezervată pentru dvs. Dacă este necesar, trebuie să informați hotelul cu privire la sosirea târzie pentru a nu lăsa expirarea rezervării.

Un factor major de stres potențial în călătoriile de afaceri este ruta și cursul de călătorie. Ar trebui clarificat în timp util înainte de plecare ce mijloc de transport va fi utilizat. În funcție de distanță și buget, sunt disponibile următoarele opțiuni:

zbor
Autobuz și tren
Taxi
auto

Este destul de obișnuit să combinați mai multe moduri de transport pentru a acoperi întreaga călătorie din ușă în ușă. Pentru a vă pregăti pentru călătorie, ar trebui să stocați cu siguranță toate biletele emise într-o parte rapid accesibilă a bagajelor.

Caz special: utilizarea unei mașini private

Cu propria mașină într-o călătorie de afaceri: aici se aplică reguli speciale de facturare. Foto: Thaut Images/fotolia.com

Situația trebuie privită cu o precauție deosebită dacă un eveniment asigurat are loc într-o călătorie de afaceri într-un vehicul privat. În principiu, angajatorul își asumă acest risc numai dacă a instruit utilizarea vehiculului privat. Cu toate acestea, dacă această decizie a fost luată de angajat din motive de confort, propria asigurare a vehiculului trebuie să acopere daunele. În anumite circumstanțe, un astfel de risc poate fi acoperit și de o indemnizație de kilometraj mai mare de la angajator. Dacă aveți dubii, este recomandabil să luați în considerare contractarea unei asigurări complete de călătorie de afaceri, astfel încât să nu lăsați nicio libertate de interpretare și conflictele rezultate.

Când călătoriți pe distanțe lungi, este esențial să verificați cerințele de intrare cu mult înainte de începerea călătoriei și să aveți documentele de călătorie relevante - e. B. Pașaport și Visa - pentru a obține.
De asemenea, este recomandabil să aflați despre condițiile locale în cazul țărilor țintă necunoscute, în special despre situația de securitate și sănătate, de exemplu în vederea vaccinărilor recomandate.

Bagaje

Toate documentele necesare ar trebui să fie compilate direct înainte de călătorie, astfel încât să poată fi accesate imediat la plecare. Documentele care pot fi pregătite includ în special:

Documente și informații de călătorie
Prezentare generală a tuturor contactelor potențiale și a detaliilor de contact ale acestora
Documentația necesară pentru îndeplinirea mandatului de afaceri
Carti de vizita

Documentele care urmează să fie elaborate în timpul călătoriei sunt cel mai bine disponibile deja ca schițe pe un caiet sau tabletă, astfel încât timpul de lucru din călătorie să nu fie cheltuit pentru activități pregătitoare.

Atunci când vă strângeți bagajele, trebuie să vă asigurați în primul rând că puteți apărea corespunzător pentru ocazie în timpul călătoriei. Îmbrăcămintea de afaceri și produsele pentru igiena personală sunt obligatorii, dar există și accesorii adecvate și, dacă este necesar, îmbrăcăminte de siguranță.

Pentru a evita blocajele financiare, ar trebui să fie planificate suficiente fonduri pentru călătorie. Aflați în avans ce mijloace de plată sunt acceptate, de exemplu atunci când plătiți factura hotelului sau un serviciu de transport și, dacă este posibil, luați numerar cu dvs. în moneda locală atunci când călătoriți în străinătate.

Nu trebuie uitat echipamentul tehnic, care variază de la notebook-uri pentru a lucra în timp ce călătoriți la smartphone-uri ca mediu de comunicare. Un indicator laser la îndemână este, de asemenea, recomandat pentru prezentări, pentru a putea îndruma în mod clar publicul prin prelegere. Pentru toate aceste dispozitive, este esențial să luați cu dvs. unitățile de alimentare asociate sau bateriile de rezervă. În funcție de țara de destinație, este necesar și un adaptor de priză. Este extrem de incomod și de obositor să trebuiască să ajungă la un rezultat într-o întâlnire de afaceri fără echipamente de lucru funcționale.

Urmărirea unui raport de călătorie de afaceri și cheltuieli de călătorie

Urmărirea călătoriei de afaceri: trimiteți toate documentele relevante angajatorului dumneavoastră. Foto: Africa-Studio/Fotolia.com

Reguli diferite se aplică alimentației personale, deoarece angajatorul plătește o rată zilnică pentru cheltuieli suplimentare de alimentație. Nu sunt necesare dovezi în acest sens. Această rată zilnică se bazează pe destinația de călătorie respectivă, în Germania este de 24 EUR. Cu toate acestea, poate fi redus pentru ziua de sosire și plecare dacă călătoria a durat mai puțin de 12 ore, dar mai puțin de 8 ore nu există dreptul la acest tarif forfetar. Un alt aspect care poate duce la o reducere este asumarea costurilor mesei de către terți. Exemple clasice de acest lucru sunt o invitație la un prânz sau mic dejun de afaceri care este inclus cu o noapte, care reduce tariful zilnic cu 20%.

Cu toate acestea, dacă vă invitați singuri partenerii de afaceri, aceste chitanțe de ospitalitate pot fi depuse, cu condiția ca angajatorul să fi dat aprobarea prealabilă pentru invitație.

Dacă nu există chitanțe pentru anumite servicii, de exemplu pentru o călătorie cu taxiul, chitanțele de înlocuire pot fi emise în funcție de acceptul angajatorului, pentru care sunt rambursate sume mai mici și plauzibile.

Timpul de lucru în timpul călătoriei este înregistrat cu raportul de cheltuieli de călătorie și include în primul rând cele pentru ordinul de lucru - de ex. B. întâlniri, conferințe, prezentări - timpul petrecut. Cu toate acestea, timpul de călătorie în sine este considerat ca timp de lucru numai dacă face parte integrantă din activitatea obișnuită, de exemplu în cazul unui reprezentant de vânzări. În caz contrar, există dreptul la înregistrarea timpului de călătorie ca timp de lucru numai dacă acesta trebuie utilizat în scopuri comerciale, cum ar fi apeluri telefonice sau pregătirea documentelor la instrucțiunile exprese ale angajatorului. În orice caz, trebuie să se asigure că timpul de lucru legal permis de 10 ore pe zi nu este depășit.