Lista de verificare. Casa de evenimente a lui Bonnot. 1 fază de concept. Lista de verificare Bonnot s Event House 1 Planificarea, organizarea și realizarea evenimentelor
1 Lista de verificare Bonnot s Event House 1 Faza conceptului Dezvoltarea unui concept de eveniment Ce obiectiv dorim să atingem cu evenimentul? Ce grup țintă dorim să ne adresăm? Tipul evenimentului (eveniment client, eveniment angajat, adunare generală, târg comercial, aniversare etc.) Avem suficientă capacitate/personal pentru implementare fără o agenție? Avem cunoștințele tehnice necesare pentru o implementare profesională? Care agenție de evenimente ar trebui să ne sprijine cu realizarea? Lista de adrese Grup țintă Lista de adrese presă/media Definiți numărul de invitați/participanți Determinați data, durata și locația evenimentului (atenție: luați în considerare orele de asamblare și demontare!) Unde și când ar trebui să aibă loc evenimentul? Pregătiți un buget dur Moderație/divertisment Decor (concept de cameră/temă) Tehnologia evenimentului Costuri interne de catering Producție Invitații Închiriere Locație Înnoptări Transfer (călătorie, transport) Reduceri personale Comunicare eveniment (aplicație eveniment, invitație etc.) Listă de verificare Bonnot s Event House 1
2 Orar pentru întreaga organizare a evenimentului Definiția conținutului programului Programare, producție, expediere a invitațiilor Confirmare, inclusiv program, descriere traseu, cod vestimentar, transport etc. 2 Definiția programului Vorbitorii/moderatorii determină scenariul, momentul didactic și dramaturgie Puncte de atracție, sfârșitul spectacolului sau muzicii, Lista de verificare a atracțiilor Casa evenimentului Bonnot 2
3 3 Locație/infrastructură de cameră Oferă suficient spațiu pentru numărul dorit de participanți? Oferă suficiente camere auxiliare Secretariat Cloakroom pentru difuzori/artiști, precum și pentru angajații biroului de presă Există suficiente locuri de parcare? Este ușor să ajungeți la mijloacele de transport în comun? Naveta? (Loc de cotitură pentru autobuze?) Vecini (emisii de zgomot și murdărie) Accesibil pentru persoane cu handicap Pentru corturi și alte locații neobișnuite Încălzire/aer condiționat Ventilație Facilități sanitare Semne de ieșire de urgență Infrastructuri tehnice (lumină, sunet, video etc.) Caracteristici ale sălii de evenimente Înălțimea camerei Lățimea camerei Lungimea camerei Planuri sau schițe a camerei Obstacole optice din hol (de ex. coloane etc.) Scaune, mobilier, scenă, separatoare de cameră etc.? Cerințe de spațiu pentru tehnologie Conexiuni de energie/cerințe de energie Spațiu de depozitare pentru goluri (infrastructuri și tehnologie) Infrastructură/mobilier Mese de bar Mese de tip bufet Mese de luat masa Scaune Lounge/bar Cameră de verificare Lista de verificare Bonnot s Event House
4 4 Catering Conceptul de catering (serviciu, bufet, teme, implementare) Mesele pentru zilele de instalare și demontare (personal) Băutură de bun venit Băuturi de pauză Cină de prânz Mumpfeli (ciocolată pe pernă, card de bun venit) Respectați dietele/cererile de meniu special (carne/vegi) Mese de către personal extern 5 Decorare Închiriere plante Steaguri Gobos (proiecții logo) Covoare Decorarea mesei Decorațiuni tematice Teme Proiecții imagine sau video Lista de verificare Bonnot s Event House 4
5 6 Structura logistică a listelor telefonice pentru echipaj Etichetarea m. Logo (branding) Semnalizare rutieră (traseu către eveniment) Zona de semnalizare (parcare, în clădire, hol) Decorare, amenajare scenă, tehnologie de catering Locuri de parcare pentru asamblare și livrări Ocazie Locuri de parcare pentru oaspeți/participanți Locuri de parcare pentru persoane cu dizabilități Transport de la/către aeroport, gară etc. În hotel: recepție, cadou, stand de informații, facilități sanitare, inclusiv curățenie la eveniment
6 7 Cod vestimentar al personalului (angajați proprii și externi) Informații individuale/briefing cu ocazia echipajului prezent Comportament, instrucțiuni în situații de urgență Adrese și liste telefonice Planificarea personalului (cu excepția personalului tehnic) Managerii de proiect Artiști/artiști Securitate Interpreți medicali Alergători Decoratori Pompieri (supraveghere incendiu) -Serviciu vestiar echipaj/de gardă Suport VIP Moderatoare Hostess Șoferi de catering Fotografi Suport parcare Serviciu telefonic Control intrare/ieșire Suport artist Listă de verificare Bonnot s Event House 6
7 8 Aspecte juridice și permise Clarificați reglementările de circulație cu poliția municipală/orașului Permise de conducere pe timp de noapte, Furt etc.) 9 Securitate Căi de evacuare și ieșiri de urgență (informați, marcați) și acceptarea de către poliția împotriva incendiilor Statica clădirilor la suspendare Acces pentru pompieri și ambulanță Protecție împotriva zgomotului Farmacie de urgență, samaritean, prim ajutor, medic de urgență etc. Paza de securitate, control la intrare etc. Lista de verificare Bonnot's Event House Al 7-lea