Metoda ALPS Cu această metodă vă structurați mai bine ziua de lucru - și puteți face mai mult

În altă dimineață, încă o grămadă de sarcini pe birou. Începe doar cu Și cum funcționează efectiv totul? Metoda ALPEN ajută la structurarea zilei de lucru. Asa functioneaza.

definiție: Ce este metoda ALPEN?

Sună ca niște munți, dar nu are nimic de-a face cu aceasta: metoda ALPEN este o tehnică de gestionare a timpului cu care vă planificați ziua de lucru și vă optimizați modul de lucru. Literele A-L-P-E-N reprezintă pașii individuali cu care puneți la punct un plan zilnic:

A.notează sarcini
L.lungimea estimată
Planificați în timp tampon
E.a lua decizii
inspecția finală

Cum pot antreprenorii să utilizeze metoda ALPEN?

Lothar Seiwert, expert în gestionarea timpului și inventatorul metodei, recomandă crearea unui plan pentru următoarea zi lucrătoare cu o zi înainte, cu puțin înainte de sfârșitul zilei. „Durează cât să te speli pe dinți, poate cinci minute”, spune Seiwert. El însuși folosește zilnic metoda ALPEN.

Seiwert recomandă să nu elaborați un program zilnic la începutul lucrului, deoarece primele apeluri, e-mailuri sau angajați dimineața ar putea deranja - iar planificarea se amestecă.

Unde și cum îți notezi programul zilnic depinde de tine - fie o colecție slabă de note, un calendar analog sau digital. Principalul lucru este să notați când doriți să abordați sarcinile și cât timp acordați pentru acestea.

Așa funcționează pașii individuali ai metodei ALPEN:

A - Notați sarcinile, activitățile și programările

Notați tot ce trebuie să faceți a doua zi: organizarea de întâlniri, pregătirea prezentărilor, efectuarea de apeluri telefonice importante sau ieșirea la cină cu partenerii de afaceri. Sarcinile pe care nu le-ați putut finaliza cu o zi înainte aparțin, de asemenea, pe lista de sarcini.

L - estimează durata sarcinilor

După fiecare sarcină, scrieți cât timp intenționați să o faceți. „Nu ar trebui să fie o planificare minută”, spune Seiwert. "Dar adesea subestimăm semnificativ cât durează ceva și acest lucru ne pune sub stres în timp".

Programul dvs. de timp vă asigură că lucrați mai concentrat și că nu vă distrageți cu ușurință - la urma urmei, doriți să vă respectați termenele personale.

P - timp tampon

Uneori ajungi să te ocupi cu o sarcină mai lungă decât era planificată inițial. Discutați cu un angajat la o cafea sau un apel telefonic urgent vă elimină. Atunci când vă creați programul zilnic, ar trebui să permiteți declinul generos. Seiwert recomandă planificarea în jur de 50 până la 60% din ziua dvs. de lucru cu sarcini și programări. Restul timpului este rezervat evenimentelor și sarcinilor neprevăzute la care lucrați mai mult decât era planificat.

Ar trebui să subdivideți din nou timpul zilnic de tampon de 40-50%, recomandă Seiwert: jumătate din timp pentru lucruri strict profesionale, cum ar fi apeluri și întâlniri neprogramate, cealaltă jumătate pentru activități sociale, cum ar fi pauze de cafea, conversații cu angajații sau câteva minute doar pentru pe sine.

E - ia decizii

„Tindem să împachetăm prea multe sarcini într-o singură zi”, spune expertul în gestionarea timpului. Prin urmare, ar trebui să stabiliți priorități și să luați în considerare: Ce sarcini sunt deosebit de importante? Ce pot face poimâine sau săptămâna viitoare? Ce sarcini pot delega angajaților? Ceea ce nu puteți face astăzi, puneți-l în altă zi.

Dacă vă este greu să stabiliți priorități, alte tehnici de gestionare a timpului vă pot ajuta: analiza ABC, de exemplu, sau principiul Eisenhower, cu care sortați sarcinile în funcție de importanță și urgență. Sau principiul Pareto, care te ajută să lucrezi mai eficient.

N - inspecție de urmărire

Amânarea sarcinilor nu ar trebui să le lase pe masă neprocesate săptămâni mai târziu. Seiwert: „Dacă tot împing ceva, ceva nu este în regulă cu prioritățile”.

Prin urmare, ar trebui să verificați în fiecare zi dacă sarcinile transferate din ziua precedentă sunt încă actualizate - sau dacă puteți șterge sarcina.

Avantajele și dezavantajele metodei ALPEN

Un plan zilnic oferă o imagine de ansamblu a tot ceea ce se întâmplă în prezent - și la sfârșitul zilei veți ști ce ați realizat. Cei care folosesc metoda în mod regulat au o mai bună înțelegere a timpului în care lucrează la diferite sarcini și a ceea ce îi împiedică să lucreze.

Criticii se plâng că metoda ALPEN necesită prea mult timp. Acestea pot fi utilizate mai eficient prin procesarea sarcinilor direct. Seiwert, pe de altă parte, spune: „Ai nevoie de cinci minute pentru asta, cu exercițiul trei”.

Potrivit lui Seiwert, singurul dezavantaj al metodei este factorul uman: „Trebuie să-mi depășesc sinele mai slab. Unii oameni nu vor să se angajeze, să rămână spontani și flexibili. Dar ar trebui să ne planificăm orele de lucru la fel cum planificăm călătoriile cu mașina, de exemplu: nu plecăm doar și observăm la jumătatea drumului: prostii, direcție greșită. Planificăm un traseu în prealabil. "

Limitele metodei ALPEN

Cu metoda ALPEN puteți planifica o zi lucrătoare, dar nu întreaga săptămână sau lună. „O zi este încă gestionabilă”, spune Seiwert. „Mi-e mai greu să planific luna pentru că lucrurile continuă să apară”.

Pentru a putea privi puțin mai departe în viitor într-o manieră structurată, expertul în gestionarea timpului recomandă crearea unei liste de priorități pentru planificarea săptămânală sau lunară și gândirea în fiecare zi: Ce sarcină trebuie să abordez astăzi?