Organizarea de evenimente - așa funcționează Marketing-BÖRSE

Actualizare la 08/08/2019

Conferințele, congresele și evenimentele sunt încă în creștere în Germania (1). Acestea formează o componentă importantă în planul de marketing și pot fi utilizate excelent pentru fidelizarea clienților, creșterea imaginii și pentru formare suplimentară. Cine le organizează trebuie să ia în considerare multe. Acest plan în 10 pași este destinat să vă ajute.

1. Definiți ideea, obiectivele și grupurile țintă

Piatra de temelie pentru fiecare planificare a evenimentelor este ideea cu definirea obiectivelor și a grupurilor țintă. Verificați ce doriți să obțineți cu evenimentul. Servește pentru fidelizarea clienților? Vrei să-ți crești imaginea cu ea? Servește pentru formare continuă și loialitatea echipei angajaților? Notează obiectivele și folosește-le ca bază pentru planificarea ulterioară. De asemenea, este important să restrângeți grupul țintă. Este un eveniment pentru clienții dvs., pentru clienții noi, pentru parteneri sau pentru angajații dvs.?

2. Tipul, subiectul și deviza evenimentului

Ce fel de eveniment ar trebui să fie? Un seminar, o conferință, un târg comercial, un festival, un congres, un eveniment de seară, o expoziție, o ceremonie de premiere, o conferință de presă, un roadshow sau un eveniment de echipă? Sub ce subiect ar trebui anunțat evenimentul? Poți să creezi și un motto? Dmexco face publicitate cu un nou motto în fiecare an. Anul acesta este „Încredere în tine”. Este chiar făcut cunoscut printr-un comunicat de presă.
https://www.marketing-boerse.de/news/details/1921-dmexco-motto-fuer-2019-lautet-trust-in-you/157133

3. Data, ora și locul

Gândiți-vă la o dată potrivită pentru eveniment. Rețineți și alte date importante - nu există suprapuneri cu târguri comerciale importante. De asemenea, gândiți-vă la o întâlnire alternativă.

Apoi determinați intervalul de timp în care are loc evenimentul: este un seminar dimineața sau un atelier la prânz, o ceremonie de premiere seara, un congres de o zi sau două zile, un roadshow de cinci zile prin Germania sau un eveniment de echipă în weekend?

Unde ar trebui să aibă loc evenimentul? Aveți propriile sedii ale companiei sau trebuie să găsiți un hotel pentru evenimente adecvat? Locul este ușor accesibil? Aveți nevoie de un serviciu de transfer? Dacă sunt implicate și sustenabilitatea și ecologia, ar trebui găsită o locație adecvată cu catering.

4. Numărul de participanți

Cine este invitat la eveniment? Câți participanți vă așteptați? Vin și partenerii și copiii? Câți angajați sunt? În funcție de numărul de participanți, trebuie găsită locația adecvată.

5. Planificarea bugetară și sponsorii

Înainte de a începe planificarea detaliată, bugetul disponibil ar trebui clarificat. Participanții plătesc o mică contribuție sau acoperă integral cheltuielile? Ați găsit un sponsor sau costurile pot fi redistribuite partenerilor?

6. Program și responsabil

Puneți programul împreună. Cine sunt vorbitorii și lectorii notei cheie? Există un rezumat folosind înregistrarea grafică după prezentări? Această campanie a fost foarte bine primită la DialogSummit. Aici puteți vedea un exemplu de succes al ceremoniei de decernare a e-mailurilor.

Stabiliți ce are loc unde și când: întâmpinare și prelegeri pe scena principală, cursuri magistrale în camerele 1 și 2, acțiunea 1 în foaier, acțiunea 2 în sala 3 și acțiunea 3 în timpul prânzului. De asemenea, prezentat într-un briefing pentru toți angajații responsabili (listă) care sunt responsabili pentru diferitele acțiuni și care sunt responsabili pentru diferiții actori. Amintiți-vă tuturor vorbitorilor și difuzoarelor cu 1-2 săptămâni înainte de eveniment. Nu că data a fost introdusă incorect în calendar și că trebuie să găsiți un înlocuitor adecvat cu puțin timp înainte.

7. Scaune

Există o varietate de opțiuni de scaune, de exemplu scaune pentru banchet, scaune bloc, formă pătrată, formă E, scaune cu șiret, scaune parlamentare, cerc de scaune, rânduri de scaune, în formă de T și U, scaune în rând. Dacă vă așteptați la mai multe înregistrări, puteți trece de la scaunele rând la scaunele parlamentare.

8. Găsiți furnizori de servicii

În funcție de dimensiunea evenimentului, evenimentul poate fi organizat și desfășurat de dvs. Dar poate aveți nevoie de asistență din partea furnizorilor de servicii. Aceasta poate fi, de exemplu, o agenție de evenimente care se ocupă de toate. Este posibil să aveți nevoie de un fotograf, constructor de scene, artist, expert în film și muzică, prezentator și vorbitor, asistență pentru programe în aer liber sau pentru transport. Puteți găsi o listă aici.

9. Securitate și Co.

Trebuie, de asemenea, respectate condiții precum protecția împotriva incendiilor, serviciile medicale, GEMA și stingerea timpului. Cu siguranță nu coboară bine dacă muzica trebuie să se oprească brusc după ora 22, deoarece poliția este la ușă pentru a tulbura pacea.

10. Publicitate înainte, în timpul și după eveniment

Invitați devreme la eveniment prin poștă și e-mail. Toate informațiile importante ar trebui să fie pe site. Nu uitați anunțul pe diferite canale de socializare și prin comunicat de presă. Iată o listă a profesioniștilor în PR.

În timpul evenimentului este posibil să aveți nevoie de un folder de conferință cu un program și un kit de presă. Nu uitați de semnele difuzoarelor și etichetele de nume. De asemenea, puteți atrage atenția asupra dvs. cu ajutorul afișajelor roll-up.

După eveniment, puteți efectua un sondaj de satisfacție a clienților și puteți învăța din răspunsurile pentru următorul eveniment. Un astfel de sondaj oferă răspunsuri despre ceea ce a fost deosebit de bine primit: au fost prelegerile principale, cursurile de masterat, ceremonia de premiere sau dansatorii de samba? De asemenea, puteți utiliza declarații pozitive pentru a face publicitate la următorul eveniment. Trimiteți diapozitivele PowerPoint afișate participanților după aceea și mulțumiți-le pentru participare. Dacă o cunoașteți, nu uitați să menționați data pentru anul viitor.

Concluzie

Cu un eveniment de succes și bine organizat, veți fi amintiți cu drag de clienți, parteneri și angajați.

sursă
1 - Piața germană de evenimente rămâne dinamică - GCB German Convention Bureau e.V. Meeting- & EventBarometer 2018/2019 GCB

Un alt articol pe această temă, publicat în 21.03.2018

Planificarea perfectă a evenimentelor - 12 sfaturi

Evenimentele sunt ideale pentru atragerea de noi clienți și păstrarea clienților. Cu o punere în scenă reușită, veți fi amintit.

Marketingul de evenimente este ideal pentru achiziționarea și păstrarea de noi clienți. Vă întâlniți cu factorii de decizie din industrie la târgul comercial sau la evenimentul congresului și puteți convinge clientul într-o conversație directă.

Planificarea evenimentelor este o parte importantă a planului de marketing. Întrebările trebuie clarificate, cum ar fi: la ce târguri expunem? Facem un roadshow? Dacă da, cu parteneri sau fără? Ce loc ne convine? Cu ce furnizori de servicii profesionale lucrăm? Un motiv pentru a te gândi la planificarea evenimentelor. Aceste 12 sfaturi ar trebui să vă ajute.

1. Definiți obiectivul și grupul țintă

Înainte de a începe planificarea propriu-zisă a evenimentului, trebuie mai întâi clarificat ce obiectiv urmăriți cu evenimentul. Serveste achiziționarea de noi clienți, asistență pentru clienți sau doriți să faceți o declarație și să vă lustruiți imaginea? Sau sunteți trainer/organizator, iar atelierele și seminariile sunt modelul dvs. de afaceri?

Ce grupuri țintă ar trebui să fie abordate: B2B, B2C, iubitorii de câini, millennials, peste 60 de ani, pasionați de motociclete, arhitecți sau fani ai mașinilor de construcții? Documentați-vă ideea de eveniment și obiectivele care sunt urmărite cu acesta, indiferent dacă este vorba despre un aspect de târg, atelier, roadshow sau o aniversare a companiei.

2. Stabiliți bugetul

Înainte de a începe planificarea efectivă, problema bugetului ar trebui clarificată. Ce buget este disponibil? Ar trebui ca evenimentul să se finanțeze singur - adică participanții să plătească - sau evenimentul este gratuit? Clubul de marketing Karlsruhe și-a invitat membrii la Palazzo Halle din Karlsruhe pentru a 50-a aniversare. A fost o seară de neuitat și a fost documentată pe videoclip.

3. Organizare

Obiectivul este definit și bugetul stabilit. Acum este timpul să ne organizăm și să programăm. Dacă vă bazați pe o agenție de evenimente pentru organizare și implementare, o veți găsi aici. Blogul de gestionare a evenimentelor oferă un bun exemplu de „listă de verificare” în domeniul programării.
Un software bun de gestionare a evenimentelor vă poate ajuta să vă planificați.

4. Timpul

5. Locație și locație

Unde ar trebui să aibă loc evenimentul? Frankfurt are de ex. o gară și un aeroport internațional. ICE oprește în Mannheim, iar trenul regional oprește în Waghäusel. Gândiți-vă cu atenție care locație se potrivește cel mai bine evenimentului dvs. și companiei dvs. Locația este, de asemenea, importantă. Un castel, un castel, un abator sau ar trebui să fie mai clasic - un hotel? Nu numai arhitecții simt de ex. la hotelurile Marcel Wanders. Designerul vedetă colectează premii, iar în ianuarie la Köln, cu o zi înainte de târgul internațional de mobilier, a fost numit „Designerul anului” de către renumita revistă de arhitectură și living. A echipat terenul Kameha din Bonn.

Sau ce zici de un eveniment din Berlin, direct la Poarta Brandenburg, în prestigioasa clădire Axica a arhitectului american vedetă Frank O. Gehry? Puteți obține o ofertă online aici.

6. Conceptul de invitație

O bună organizare a invitației vă poate economisi mult timp și bani. O campanie pe mai multe niveluri, o abordare personalizată cu conținut specific grupului țintă (de exemplu, abordări de conținut diferite pentru clienți și părțile interesate) conduc la un răspuns mai mare. Elke Clausen oferă numeroase sfaturi despre digitalizare în marketingul de evenimente în cartea sa Transformare digitală - Cum să-ți revoluționezi generația de clienți potențiali.

Al 7-lea program

Există multe modalități de a proiecta programul. Evenimentele și ceremonia de decernare a premiilor au loc în perioada premergătoare unui târg comercial. Vorbitori renumiți sunt invitați la târgul propriu-zis, atrăgând vizitatori ai târgului sau vizitatorii congresului. De exemplu, dmexco 2017 din Köln a oferit un program de superlative pentru economia digitală: 570 de vorbitori internaționali de top au oferit un nou element de gândire la importantul spectacol pentru inovații digitale și au promovat creativitatea, inovațiile și crearea de rețele. Dar evenimentele mai mici pot oferi și acest lucru: un roadshow cu parteneri și vorbitori buni, un mic dejun pentru schimb.

O expoziție însoțitoare este, de asemenea, bine primită de vizitatori. Târgul Karlsruhe a expus utilaje de construcție vechi la târgul dublu Recycling Aktiv/Tiefbau Live în Karlsruhe pe terenul expozițional. Un încărcător pe șenile Hanomag K5b, un Dolberg 300 cu cupă pentru buldoexcavatoare, role Vibromax și două malaxoare de beton de la Historical Construction Equipment Association au încântat vizitatorii.

Un alt exemplu: La Summit-ul digital, pe lângă prelegeri și ceremonia de decernare a premiilor prin e-mail, campaniile excelente prin e-mail au fost prezentate și într-o expoziție de postere.

Sfat: Gândiți-vă la subiectele care vă interesează grupul țintă și apoi proiectați-vă programul.

8. Keynote

O prelegere principală deschide adesea evenimentul cu mesajul cheie al evenimentului și oferă participanților noi impulsuri și idei. Keynote-ul este de obicei dat de un vorbitor renumit sau de un speaker keynote profesionist. Cu siguranță ar trebui să vă planificați o parte din buget aici. Nu trebuie să fie un Bill Clinton imediat. A câștigat 500.000 de dolari pentru un singur discurs. 2013 a trebuit să plătiți 5000 de euro pentru un fost ministru (Welt.de).

9. Rețea

Oferiți oportunități pentru rețea. De exemplu, târgul de congrese CCW din Berlin oferă mese rotunde în zona expozițională. Aparatul de cafea este chiar lângă el și în timpul pauzelor se servesc mici prăjituri dulci. Acesta este un loc minunat pentru a vorbi cu alți vizitatori ai târgului. O altă posibilitate este întâlnirea rapidă. Acestea oferă posibilitatea de a intra rapid în legătură cu un grup mai mare de oameni.

10. Publicitate, social media și PR totul despre eveniment

Este obligatoriu un site web pentru evenimente. Invitați personal cu un pliant, poștă și e-mail. Anunțați evenimentul pe portaluri de specialitate. Clarificați dacă este necesară o aplicație pentru eveniment. Data și locul nu ar trebui să lipsească din anunț. De asemenea, puteți oferi indicații despre cum să ajungeți acolo cu mijloacele de transport în comun și cu mașina.

Munca de presă în jurul evenimentului promovează conștientizarea. O listă a profesioniștilor în PR, clasificată în funcție de domeniu, poate fi găsită aici.

Sfat: Nu uitați să anunțați evenimentul pe diferite rețele sociale. Poate că este interesantă și o reducere pentru parteneri sau tombola de bilete.

11. Intervievarea invitaților

12. Documente de prezentare

Puteți trimite documentele prelegerii vorbitorilor și link-uri către înregistrările video vizitatorilor după eveniment. Vă rugăm să indicați imediat data pentru anul următor.

Grup de interese pentru utilaje de construcții istorice e.V.: http://www.ighb.de

Gabriele Braun este directorul general al directorului furnizorului de servicii pentru marketing-BÖRSE GmbH. Este expertă IT de peste 25 de ani.