Acesta este modul în care vă asigurați în Outlook că nimic important nu vă ajunge degetele
Chiar și cu un sistem de planificare impermeabil, puteți oricând să treceți cu vederea ceva: întâlniri, termene sau finalizarea unei sarcini. Outlook oferă o gamă întreagă de funcții care vă ajută să nu pierdeți din vedere lucrurile importante și să vă gândiți la programări sau pregătirea pentru acestea în timp util.
Faceți uz de amintiri
Pentru a vă gândi cu adevărat la o întâlnire sau la finalizarea unei sarcini și nu o uitați în agitația zilnică, puteți să vă reamintiți Outlook. Outlook afișează o fereastră cu o notă despre întâlnire/sarcină și, de asemenea, scoate un semnal acustic.
Pentru aceasta, selectați în câmp pentru întâlniri memorie avansul dorit A.. În exemplu, o notificare apare cu trei zile înainte de programare. Pentru activități și urmăriri (vezi secțiunea următoare) bifați caseta memorie și selectați data și ora la care ar trebui să apară notificarea.
Outlook oferă, de asemenea, opțiunea de a porni automat un memento pentru fiecare întâlnire sau sarcină. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier - Opțiuni - Calendar sau. sarcini. Apoi, memento pentru sarcini la data scadentă apare la o oră fixă. Personal, totuși, nu cred că acest lucru are sens deoarece un memento fix este prestabilit pentru întâlniri, ceea ce în majoritatea cazurilor nu mi se potrivește.
Utilizați funcția de urmărire pentru retrimiteri
Dacă doriți să vă gândiți la un apel telefonic sau la răspunsul la un e-mail, puteți crea o sarcină (cu sau fără un memento) pentru acesta. Sau puteți utiliza funcția de urmărire practică: Aici introduceți o sarcină în planificatorul de sarcini și o legați la datele de contact sau la e-mailul la care doriți să răspundeți. Cel mai rapid mod de a face acest lucru este să selectați contactul sau e-mailul, comanda Start - Pentru a urmări apel, Personalizat selectați, introduceți o dată scadență și, dacă doriți, setați un memento B.. în meniu Pentru urmărire există, de asemenea, date de scadență predefinite, cum ar fi In aceasta dimineata etc. din care să alegi. Cu toate acestea, nu este afișat niciun memento. Ar trebui să faceți acest lucru după selecție Start - Urmărire - Memento du-te pentru a adăuga.
Utilizați foldere sau căutați foldere
Dosarele sunt un alt element Outlook care este o modalitate excelentă de a evita pierderea din vedere a sarcinilor importante, cum ar fi: B. un folder „De făcut”, în care mutați toate e-mailurile care necesită încă acțiune. Spre deosebire de monitorizare, nu este stabilită o dată scadentă pentru acestea. Deci, trebuie să vă amintiți să căutați în dosar și să răspundeți la orice e-mailuri în așteptare. Acest lucru este util dacă ați rezervat deja ore fixe pentru a răspunde la e-mailuri. După ce ați răspuns la e-mail, mutați-l în dosarul în care doriți să îl arhivați.
Folderul de căutare predefinit în Outlook este, de asemenea, foarte practic Pentru urmărire, pe care o puteți găsi la sfârșitul listei de dosare. Când deschideți acest folder, Outlook va găsi și afișa rapid toate e-mailurile pe care le-ați marcat pentru urmărire. Acest lucru vă oferă o imagine de ansamblu imediată, similară cu folderul de rezolvat descris. O diferență este că folderul de căutare caută e-mailurile marcate pentru urmărire din întreaga căsuță de e-mail și din folderele pe care le conține, adică afișează și e-mailuri pe care le-ați stocat deja în folderul respectiv al clienților.