EXCEL SOLUȚIONEAZĂ PROBLEMELE FIȘIERELOR LEGATE
Un client a pus recent următoarea întrebare: „Într-un context în care mai multe departamente lucrează la un buget, ne-am separat modelul în mai multe fișiere diferite ... Cu dificultățile pe care le implică acest lucru, adică formule mai complicate și legături între fișierele care trebuie întreținute . Lucrează alții altfel? " Cu siguranță, problemele legate de fișierele Excel apar mai ales la companiile care au un proces bugetar descentralizat.
Bucătăria fișierelor Excel conectate
În timp ce Excel poate oferi întotdeauna un răspuns la orice problemă (datorită naturii sale extrem de flexibile), conceptul de gestionare a fișierelor legate este, fără îndoială, călcâiul lui Ahile. Mai mult, această slăbiciune îi încurajează pe mulți să apeleze la „sisteme” de bugetare/prognoză. Acestea oferă interfețe de colaborare și elimină problemele fișierelor independente. Dar sunt aceste sisteme adesea scumpe într-adevăr soluția finală la orice problemă legată de fișiere? Acest articol își propune să ofere alternative bugetare simple și foarte reduse, care sunt adesea trecute cu vederea de către utilizatorii Excel.
Când creează utilizatorii Excel fișiere legate?
În teorie, nu ar trebui să împărțiți NICIODATĂ un șablon Excel în mai multe fișiere decât dacă:
- Sunteți mai mulți utilizatori care trebuie să utilizeze modelul în același timp șiopțiune de lucru colaborativ inclusă în Excel insuficient
- Diferite părți ale șablonului trebuie trimise către destinatari diferiți
- Modelul dvs. este prea mare
La ce sunt expuși creatorii de fișiere conectate?
Gestionarea fișierelor conectate în Excel expune utilizatorilor mai multe probleme potențiale:
- Pentru a vizualiza date actualizate, într-un fișier care se alimentează într-un alt fișier, ambele fișiere trebuie să fie deschise
- Când un utilizator modifică fișierul sursă, în special atunci când șterge sau modifică intervale de date, fără a deschide modelul (fișierul Excel care se alimentează în el), utilizatorul modelului va ajunge adesea fie cu formule care nu mai sunt complet corect (referire la intervale de date greșite) sau care returnează în mod clar #REF mesaje de eroare! (referință la intervalele de date care au fost șterse)
- Dacă numele foilor și fișierelor sunt cel mai puțin lungi, acest lucru va crește considerabil formulele și, prin urmare, greutatea modelului, crescând astfel posibilitatea de a întâmpina probleme de performanță.
Funcționează corect cu fișiere Excel externe
Când diferitele fișiere au fost împărțite pentru a permite utilizatorilor diferiți să actualizeze diferite secțiuni și opțiunea de lucru colaborativ inclusă în Excel nu a fost păstrată, iată alternativele de implementat. Dintre acestea, ultimele două sunt cu siguranță cele mai interesante, în special ultimele.
1. Utilizați formule 3D pentru a elimina fișierele legate
Fiecare manager de buget și-ar putea completa propriul buget într-un fișier Excel standard separat, care ar fi identic pentru fiecare manager. Am putea apoi pur și simplu să copiem conținutul acestor pagini, între punctele de început și cele de final, dintr-un fișier de consolidare, inclusiv Formule 3d, care ar fi, prin urmare, automatizate pe măsură ce aceste pagini vor fi adăugate. Desigur, aceasta nu ar fi o opțiune „dinamică”. Prin urmare, ar fi necesar să compensați prin crearea unei pagini de documentare, păstrând în memorie datele fiecărei ultime versiuni a acestor pagini astfel copiate. Pentru ca acest proces să fie eficient, ar fi necesar un anumit control. Dacă puteți elimina această lucrare „manuală”, va fi întotdeauna de preferat. Atunci ar fi necesar să alegeți o altă opțiune prezentată mai jos.
2. Utilizați câmpuri denumite în fișierele sursă
Folosește "câmpuri denumite”Pentru câmpurile din fișierul sursă care sunt utilizate în model. Această opțiune, deși este ușor de configurat, are avantaje și dezavantaje. Dacă este utilizat corect, va păstra bine formulele legate, dar dacă utilizatorii încep să copieze informații dintr-o foaie Excel cu câmpuri denumite în alte fișiere Excel, ar putea începe astfel să creeze legături între fișiere, care nu ar trebui să fie legate. Prin urmare, trebuie să fim foarte vigilenți cu această opțiune. Dacă puteți acorda prioritate oricăreia dintre următoarele opțiuni, va fi întotdeauna mai bine să faceți acest lucru.
3. Folosiți colile „oglindă” în fișierele conectate
Creați o foaie „Importul datelor"În model și o foaie"Export de date”În fișierul sursă. Fiecare dintre aceste frunze ar trebui să fie o oglindă a celeilalte. Astfel, în loc să creăm o formulă în model, care se referă la celule dintr-un fișier extern, vom crea în schimb formule legate de celulele foii de import ale aceluiași fișier (deci link intern). Doar foaia de import va avea legături către fișierul sursă. Astfel, în celula F10 din foaia 1 a registrului de lucru 1, va exista o formulă care se va referi la conținutul celulei F10 din foaia 1 a registrului de lucru 2. Acest lucru va facilita foarte mult gestionarea și actualizarea unor astfel de fișiere.