Fără spam Cum să scrieți e-mailuri cărora le va plăcea să răspundă
Un studiu al furnizorului de servicii de e-mail Boomerang arată ce tipuri de e-mailuri au răspuns și care nu.
Foto: TZIDO SUN - shutterstock.com
Cu multe e-mailuri de afaceri, un singur rezultat este decisiv: să răspundă persoana la care scrieți. Potrivit unui studiu al furnizorului de servicii de e-mail Boomerang, vă puteți îmbunătăți șansele dacă urmați aceste sfaturi. Spre deosebire de nenumăratele etichete de e-mail, Boomerang nu a venit pur și simplu cu acest sfat: cu nonșalanța tipică companiilor din SUA, furnizorul de servicii de e-mail a evaluat 40 de milioane de e-mailuri de la clienții săi. Software-ul de analiză a textului a verificat ce tipuri de mesaje au primit răspuns și care nu. Clienții Boomerang sunt în primul rând companii americane și lucrători independenți care folosesc serviciul pentru a-și gestiona e-mailurile și le trimit controlate în timp - deci aproape niciun utilizator privat.
Rezultatele sunt interesante și pentru utilizatorii germani, motiv pentru care am analizat rezultatele mai detaliat.
1. Un copil de zece ani ar trebui să înțeleagă textul
Dacă doriți să primiți un răspuns la e-mailul dvs., rezultatele analizei indică faptul că textul ar trebui să fie ușor de înțeles. Majoritatea reacțiilor au fost primite de la acei expeditori al căror text era de înțeles chiar și pentru un elev de clasa a treia - adică, înțelegerea de citire a unui copil de opt până la zece ani nu a fost copleșită. În schimb, întrebările prin e-mail al căror vocabular și complexitate sunt la nivel universitar au primit cu 36% mai puține răspunsuri - este mai bine să evitați cuvintele străine, cum ar fi „nonșalanță” (sic!) În e-mailuri și să folosiți propoziții scurte și limbaj simplu.
Cu toate acestea, acest lucru nu are nicio legătură cu nivelul de educație al destinatarului: puteți deveni rapid nerăbdător dacă nu puteți identifica rapid semnificația unui e-mail. Potrivit Boomerang, utilizatorii șterg aproximativ 80% din e-mailurile lor în termen de trei secunde de la deschiderea lor - un email ar trebui, așadar, să fie mai ușor de înțeles. Totuși, nici nu ar trebui să fie prea ușor, nici e-mailurile de la nivelul limbii preșcolare nu au scăzut bine.
2. Între 50 și 125 de cuvinte
Un al doilea rezultat interesant se referă la lungimea textului e-mailurilor - conform Boomerang, 50 până la 125 de cuvinte sunt perfecte. În schimb, e-mailurile cu mai puțin de zece cuvinte de text au primit în mod special câteva răspunsuri, dar 25 de cuvinte sunt încă prea puține. Evident, acest lucru nu este suficient pentru a explica o preocupare. Dacă există mai mult de 150 de cuvinte, numărul de răspunsuri scade din nou ușor. E-mailurile extrem de lungi, pe de altă parte, generează respingere: cu mai mult de 2000 de cuvinte, acceptarea a scăzut chiar sub cea a mesajelor foarte scurte. Aproape niciun răspuns nu este primit de e-mailurile care constau doar din subiect.
3. Ceva emoție, dar nu prea mult
Software-ul de analiză a textului nu numai că măsoară gradul de dificultate al unui text, dar și Boomerang a măsurat emoționalitatea acestuia. Au existat și diferențe aici:
Pentru a primi un răspuns, textele ar trebui să aibă în mod evident un anumit grad de emoționalitate - dar doar unul ușor. Majoritatea răspunsurilor au fost trimise la e-mailuri cu un ton ușor emoțional, fie ele negative sau pozitive.
Potrivit rezultatelor, de exemplu, cererea complet neutră către un coleg „Bună nu a fost văzută de mult timp. Să mergem să bem o cafea. ”Nu este perfect. Un pic mai multă emoție este mai bună: „Bună, aș vrea să te revăd. Ce zici dacă ne întâlnim la o cafea? ”Dar nu ar trebui să exagerați, cu prea multe emoții nici nu veți avea succes. Potrivit studiului, următoarea interogare ar fi la fel de reușită ca o interogare complet neutră: „Bună! Ar fi atât de frumos să te revăd! Ne întâlnim la cafea? M-aș bucura cu adevărat! "
Desigur, acest lucru se aplică și e-mail-urilor de reclamații: o solicitare complet neutră, cum ar fi „Nu sunt mulțumit de serviciul dvs.”, răspunde personalului de asistență la fel de rar ca „Site-ul tău murdar este doar un rahat!”. Este important ca limba să fie adecvată: mai ales atunci când comunicați cu colegii și clienții, este necesară mai multă precauție într-un e-mail decât cu prietenii sau pe Facebook.