Gestionați bine e-mailurile pentru o mai bună eficiență profesională

Actualizare 23/06/2020 de către echipa Manager GO!

E-mailurile gestionate prost devin contraproductive și stresante atunci când funcția lor principală este de a vă ajuta să fiți mai eficienți. Această pagină face bilanțul celor mai bune practici pe care trebuie să le urmați pentru a evita să vă lăsați copleșiți de e-mail.

Nu lăsați numărul de e-mailuri „necitite” să vă depășească

Angajați sau independenți, stresați sau relaxați la serviciu, ultra conectați sau nu: oricare ar fi profilul, marea majoritate a lucrătorilor nu sunt imuni la presiunea e-mailurilor „necitite”. Conștient sau nu, aceste mesaje în așteptare se potrivesc ca atâtea sarcini care trebuie procesate într-un colț al creierului și exercită o presiune psihologică puternică.

Regula de aur pentru gestionarea eficientă a e-mailurilor de afaceri: nu vă lăsați copleșiți de numărul de e-mailuri necitite. Procedând astfel, reduceți presiunea și lucrați în condiții mai bune. Câteva sfaturi pentru a nu fi copleșiți:

Procesați imediat e-mailurile care necesită un timp de procesare redus. Când deschideți căsuța de e-mail, identificați mesajele care necesită un răspuns scurt și scrieți-l imediat. Fișierul este închis, puteți verifica cu satisfacție un articol din lista de sarcini și puteți continua. Utilizați directoare. Unele e-mailuri necesită mai mult timp de procesare. Altele implică interlocutori terți sau elemente independente de propria forță de muncă: răspunsul este întârziat în mod necesar. Clasificați aceste mesaje în directoare. De exemplu, puteți crea un director „care urmează să fie procesat”: acest lucru vă permite să citiți e-mailul - care nu mai apare „necitit” - în timp ce îl arhivați într-un folder pentru a fi vizualizat atunci când puteți. Notă: vă puteți organiza etichetele în funcție de nivelul de urgență sau termenele limită - „să fie procesat în 24 de ore”, „să fie procesat în 7 zile” ...

Descărcați foaia noastră practică în pdf

Explicații simple pentru o implementare ușoară Ilustrat cu exemple Fișier pdf plăcut și eficient

Programați răspunsuri automate

În timpul vacanței, programați un mesaj automat de absență. Dincolo de informarea corespunzătoare a interlocutorului, acesta vă ajută să vă ușurați mintea - și să profitați la maximum de vacanța dvs.! „Robotul” a răspuns pentru dvs., expeditorul mesajului știe că le veți răspunde la data indicată. Fără stres, comunicarea este păstrată.

Transformați căsuța de e-mail într-un instrument de lucru real

Cutiile poștale profesionale sunt echipate cu funcții puternice pe care aveți tot interesul să le utilizați. Printre aceste caracteristici: directoare. Acestea vă permit nu numai să reduceți numărul de e-mailuri necitite, ci și să vă clasificați și arhivați mesajele în mod strategic, ca un organizator fizic.

Gândiți-vă la e-mailul dvs. ca la un sorter. Această platformă devine un instrument valoros pentru a vă optimiza organizația la locul de muncă. Dacă fiecare mesaj este pus la locul său, ideile dvs. sunt mai clare: vă puteți concentra 100% pe afacerea dvs. principală. Înființarea acestei organizații necesită puțin timp în avans, dar economisiți foarte mult pe termen lung.

Notă: unii practică politica „mesaj zero”. Este o chestiune de a părăsi biroul fără niciun mesaj în căsuța de e-mail: e-mailurile, procesate sau nu, sunt arhivate imediat în directorul corespunzător. În funcție de gradul de rezistență la presiunea profesională, puteți testa această politică.

Stabiliți „orele de e-mail”

Gestionarea eficientă a e-mailurilor profesionale înseamnă și a nu te lăsa distras de sosirea lor prematură toată ziua - și noaptea! Obțineți productivitate la locul de muncă prin configurarea „orelor de e-mail”.