Zece ani de „sistem de control intern” (ICS) în NÖGKK - o poveste de succes
Thomas Griessenberger
este șef adjunct al departamentului departamentul de audit intern al departamentului de control al NÖGKK și responsabil cu auditul intern, sistemul de control intern și gestionarea riscurilor.
este membru al departamentului de control intern al auditului și este responsabil pentru domeniile sistemului de control intern și al gestionării riscurilor.
VERSIUNE SCURTA
Datorită finanțării fondurilor de asigurări de sănătate orientate către contribuție, este foarte important ca cifrele companiei să fie fiabile pentru public și că fondurile puse la dispoziție de către angajatori și angajați sunt utilizate cu atenție și eficient. În plus, gradul de conștientizare a riscurilor și controlului atât al companiilor publice, cât și al celor private s-a schimbat semnificativ din cauza incidentelor din ultimii ani sau pe baza condițiilor cadrului legal.
Încă din 2008, autoadministrarea Fondului regional de asigurări sociale de sănătate din Austria Inferioară (NÖGKK) a comandat biroul să standardizeze un sistem de control intern în întregul NÖGKK, să asigure o securitate adecvată în următoarele scopuri:
- Îmbunătățirea eficienței și eficacității proceselor operaționale
- Fiabilitatea informațiilor financiare și de gestionare
- Asigurarea confidențialității, integrității și disponibilității datelor
- Respectarea legilor, ordonanțelor și instrucțiunilor de service
O decizie care a devenit o poveste de succes pe parcursul a zece ani. Sistemul de control al NÖGKK nu este doar un instrument de management care servește drept măsură de control pentru procesele operaționale orientate spre risc. Mai degrabă, este un proces care este încorporat ca instrument holistic în organizarea procesului. Pentru a garanta succesul în ultimii zece ani, următorii factori au fost și sunt decisivi:
- Factor de succes: condiții cadru
Angajamentul transparent al conducerii companiei față de un sistem de control intern și derivarea operațională a atitudinii de bază și conștientizarea problemelor la toate nivelurile companiei realizează un sistem funcțional, de control al vieții. În NÖGKK, codul de conduită „Responsabil”, care a fost creat aproape simultan cu utilizarea sistemului de control intern și strategia ICS, care este implementată împreună cu conducerea companiei, servesc drept bază pentru acest lucru.
- Factor de succes: organizare
Structura organizațională trebuie să permită fluxul necesar de informații pentru a controla activitățile ICS. Ancorarea rolurilor asigură integrarea în organizație a unui sistem de control intern în conformitate cu domeniul de aplicare. Atribuirea și asumarea responsabilităților, rolurilor și sarcinilor este un pas esențial în atingerea obiectivelor funcțiilor operaționale și îndeplinirea cerințelor de reglementare.
- Factor de succes: documentare
Un factor cheie pentru succesul sistemului de control intern a făcut obiectul „documentării” de la început. Acestea sunt modelarea proceselor de afaceri în așa-numitul sistem de aplicații de înregistrare a proceselor, evaluarea riscurilor, implementarea controalelor, elaborarea standardelor de proces, instrucțiuni de lucru, orientări de siguranță, instrucțiuni de service. Calea de la o structură de lucru parțial informală la o organizare standardizată a procesului a fost astfel pavată. Aplicația ICS, cu care activitățile de control devin mai transparente și mai vii, are, de asemenea, o mare importanță.
- Factor de succes: informare și comunicare
Au fost înființate platforme de informare și comunicare pentru a promova schimbul constant cu persoanele responsabile de ICS și biroul de coordonare ICS. Scopul acestor „platane” este de a oferi o prezentare semestrială sau trimestrială a activităților ICS din cele patru categorii ICS ale NÖGKK, pentru a clarifica problemele de interfață, dar și pentru a colecta subiecte care ar trebui transmise conducerii. La nivel de conducere, există conferințe bianuale de direcție cu toți membrii direcției, în care nu este raportat doar statutul actual al ICS, ci se iau și decizii cu privire la măsurile de control. Efectele sistemului de control intern sunt raportate în cele din urmă anual autoadministrării într-o ședință a consiliului.
perspectivă
Sistemul de control intern este un proces dinamic. Schimbările continue ale companiei duc, de asemenea, la modificări ale riscurilor și controalelor. Sistemul de control intern este limitat în cea mai mare parte la subzona managementului operațional și, în consecință, face parte integrantă dintr-o abordare holistică de management.
Astfel, oferă asistență și însoțește un management al riscurilor integrat la nivelul întregii companii. Din acest motiv, NÖGKK a început să creeze un sistem de gestionare a riscurilor la nivelul întregii companii în 2016. Luând în considerare obiectivele strategice, operaționale, financiare și de securitate, riscurile ar trebui identificate și controlate sistematic. Cu cât sunt percepute riscurile anterioare, cu atât mai rapid pot fi inițiate măsuri de control și cu cât o companie se poate pregăti mai repede.