Calculați corect dietele (III) Indemnizațiile de cazare și de călătorie

Publicație: "dienstgeber INFO", nr. 3/noiembrie 2004Variante și caracteristici speciale

corect

Alocații de cazare

Indemnizațiile de cazare sunt scutite de impozite numai dacă rămâneți peste noapte. Dacă distanța dintre locul de utilizare și locul de reședință este de cel puțin 120 de kilometri, înnoptarea este considerată credibilă. Aceasta înseamnă: În acest caz, angajatorul nu trebuie să verifice dacă angajatul a rămas efectiv în afara locului său de reședință sau de muncă. Situația este diferită pentru distanțe mai mici de 120 de kilometri: Aici trebuie dovedită șederea.

Există trei variante ale indemnizațiilor de cazare pentru călătoriile de afaceri interne:

  • Dacă angajatorul oferă cazare gratuită peste noapte, indemnizațiile suplimentare de cazare peste noapte sunt impozabile.
  • Dacă angajatul furnizează dovezi ale costurilor de cazare peste noapte și ale micului dejun, angajatorul le poate rambursa integral fără taxe sau le poate plăti direct.
  • În cazul în care angajatul nu furnizează dovezi cu privire la valoarea costurilor de cazare, se poate plăti o taxă forfetară de 15 EUR fără impozite ca cheltuieli de cazare (inclusiv micul dejun). Acest lucru este posibil și dacă angajatul poate rămâne peste noapte în vehicul (camion, autobuz). Dacă angajatul este plătit mai puțin de 15,00 EUR, excesul poate fi solicitat ca cheltuieli legate de venituri.


Dacă există o călătorie de afaceri în conformitate cu definiția legală, indemnizația pentru o noapte poate fi considerată neimpozabilă doar pentru o perioadă de maximum șase luni. Din luna a șaptea locul de muncă devine centrul activității.

Indemnizațiile peste noapte fără taxe sunt gratuite și în asigurările sociale.

Indemnizații de călătorie

Sumele plătite ca indemnizații de călătorie (cheltuieli de călătorie, indemnizații pentru kilometraj) cu ocazia unei călătorii de afaceri sunt scutite de impozite (§ 26 Z 4 Legea impozitului pe venit 1988 - EStG 1988). Scutirea de contribuții în temeiul legislației privind securitatea socială depinde, de asemenea, de scutirea de impozit pe salariu.

În cazul unei călătorii de afaceri conform definiției legale, costurile de călătorie se calculează de obicei de la locul de muncă. Costurile de călătorie se calculează de la locul de reședință dacă călătoria de afaceri începe de acolo. Costurile de călătorie pot fi acordate și fără taxe pentru călătoriile între două sau mai multe centre de activitate, cu condiția ca efortul să nu fi fost deja acoperit de creditul fiscal pentru transport și de orice alocație pentru navetiști.

Deoarece scutirea de impozit a rambursării costurilor de călătorie este independentă de cea a diurnei, rambursările pot fi, de asemenea, scutite de impozite pentru călătoriile de afaceri cu vehiculul propriu al unui angajat pentru călătoriile într-o zonă de desfășurare.

Dacă activitatea obișnuită se mută într-un nou loc de muncă (locul de muncă), nu mai sunt călătorii de afaceri, ci călătorii între domiciliu și locul de muncă (mai multe despre acest lucru mai jos).

În cazul călătoriilor de afaceri cu nopți (= definiție legală - a doua infracțiune), numai costurile de călătorie pentru prima călătorie dus, pentru călătoriile de afaceri la locul de utilizare și pentru ultima călătorie de întoarcere nu sunt impozabile. Pentru toate celelalte călătorii de ieșire și de întoarcere, aceste cheltuieli pentru călătoriile de familie la domiciliu trebuie considerate cheltuieli legate de venituri în conformitate cu cerințele generale.

Mai multe informații despre subiectul „definiției legale” pot fi găsite aici:

Reglementări care reglementează salariile

Costurile de călătorie plătite cu ocazia unei călătorii de afaceri pe baza unei reglementări salariale (de exemplu, un contract colectiv) nu sunt impozabile în măsura în care nu depășesc suma costurilor efective sau - atunci când se utilizează vehiculul propriu al unui angajat - indemnizațiile oficiale de kilometri. Indiferent dacă regulamentul salarial prevede rambursarea cheltuielilor de călătorie sau nu.

Locul de muncă care rezultă din convenția colectivă urmează să fie utilizat ca loc decisiv de lucru pentru delimitarea călătoriilor între casă și locul de muncă. În cazul transferurilor, alocărilor, detașărilor etc., un loc de muncă (nou sau ulterior) este justificat doar din perspectiva impozitului, dacă acest lucru este, de asemenea, potrivit legislației muncii.

Dispoziții comune pentru toate călătoriile de afaceri

Transport public

Dacă costurile efectiv suportate sunt rambursate pentru transportul public (de exemplu, tren, autobuz, avion, taxi), aceste plăți sunt scutite de impozite. Condiție: Veți fi dovedit în consecință (prin bilete originale, chitanțe). Plățile forfetare de la angajator reprezintă salarii impozabile!

Rambursările limitate, pentru care angajatorul rambursează cheltuielile reale (dovedite) până la o limită superioară specificată, rămân scutite de impozite. Cu toate acestea, acestea nu trebuie să depășească cheltuielile efective.

În cazul în care angajatul primește o carte de rețea în scopuri comerciale, pe care o poate folosi și pentru călătorii între domiciliu și serviciu, valoarea (întreagă) a cardului de rețea trebuie recunoscută ca un beneficiu impozabil în natură. Cu toate acestea, nu se aplică nicio prestație în natură dacă cel puțin 25 de călătorii de afaceri pe lună calendaristică pe o medie anuală și nu sunt plătite rambursări de costuri. Furnizarea unui singur bilet nu este impozabilă.

În cazul în care angajatorul rambursează costurile pentru un bilet de mediu sau Vorteilscard, valoarea (întreagă) a biletului de mediu sau a Vorteilscard trebuie evaluată ca un beneficiu impozabil în natură în ceea ce privește posibilitatea utilizării private.

Alocații pentru kilometraj

În cazul în care angajatul folosește propriul vehicul pentru călătorii de afaceri, rambursarea maximă pentru cheltuielile de călătorie este alocația oficială de kilometru (§ 26 Z 4 EStG).

Nu există limită la numărul de kilometri. Sumele pot fi rotunjite la cenți integrali în contabilitatea salarizării.

Angajatorul poate plăti, de asemenea, indemnizația de kilometru fără impozite la tarifele oficiale dacă o reglementare a salariilor prevede tarife mai mici sau doar înlocuirea transportului public.

Alocația pentru kilometri este o plată forfetară care include toate costurile pentru autovehiculul propriu al angajatului. Cheltuielile efective plătite în plus față de alocația oficială pentru kilometri (cum ar fi taxele de parcare, taxele de drum sau vinietele de pe autostradă) sunt, prin urmare, impozabile.

Dacă angajatorul plătește prime pentru asigurarea vehiculului pentru vehiculul propriu al unui angajat și dacă angajatul beneficiază de contractul de asigurare, atunci există un salariu impozabil și contributiv.

În cazul în care angajatorul plătește „indemnizații de kilometraj limitat”, care urmează a fi considerate plăți în avans pentru călătoriile de afaceri care urmează să fie efectuate, aceasta nu este o sumă forfetară inadmisibilă din punct de vedere fiscal dacă angajatorul face o declarație anuală și solicită o rambursare în cuantumul sumei anuale neutilizate. O altă condiție prealabilă este ca angajatul să prezinte un jurnal de bord păstrat corespunzător din care să poată fi văzute clar călătoriile de afaceri specifice. Cu toate acestea, plățile anticipate forfetare sunt impozabile dacă nu sunt decontate cel puțin o dată pe an.

Alocația pe kilometru pe kilometru (începând cu 1.1.2002) este:

  • pentru autoturisme și break-uri 0,356 €
  • pentru motociclete de până la 250 cm3 0,111 €
  • pentru motociclete peste 250 cm3 0,201 €
  • pentru fiecare persoană transportată 0,043 €


Indemnizațiile oficiale de kilometraj acoperă următoarele cheltuieli:

  • Amortizare pentru uzură
  • Benzină, ulei
  • Costuri de service și reparații datorate operațiunilor în desfășurare
  • Echipamente suplimentare (anvelope de iarnă, autoradio etc.)
  • Taxe, taxe (parcare), taxe, vigneta autostrăzii
  • Asigurare
  • Taxe de membru pentru cluburile de conducere
  • Costurile vehiculului

Dovada plății indemnizațiilor de kilometraj

Condiția pentru acordarea indemnizațiilor de kilometraj este ca angajatul să păstreze în mod continuu și clar un jurnal de bord. Trebuie furnizate următoarele: data, punctul de plecare și de destinație (inclusiv kilometrajul respectiv), kilometrii parcurși (profesioniști/privați) și scopul fiecărei călătorii individuale.

Călătorii între casă și serviciu

Rambursarea costurilor efective pentru călătoriile efectuate de angajat între casă și locul de muncă cu mijloace de transport în masă rămâne gratuită doar în asigurările sociale (§ 49 Abs. 3 Z 20 Legea generală a asigurărilor sociale - ASVG). Potrivit EStG, astfel de costuri de călătorie sunt impozabile, deoarece sunt deja acoperite de creditul de impozit pe transport și, dacă este cazul, de indemnizația de navetist!

În schimb, transportul angajaților între casă și locul de muncă pe cheltuiala angajatorului este scutit de contribuție și impozitul pe salariu („traficul de lucrări”).