Listă de verificare pentru planificarea cu succes a evenimentelor

Publicat pe 18 mai 2013 James, Your EventButlerChecklists, Tips & Tricks, Event Planning

Planificarea și implementarea cu succes a evenimentelor

Ultima actualizare: ianuarie 2020

Toată lumea care a organizat evenimente însuși cunoaște situația. Planificarea evenimentelor este interesantă și variată. La urma urmei, nu există două evenimente la fel și tocmai asta face comunicarea live atât de interesantă. Organizarea evenimentelor poate deveni rapid un test personal pentru proprii nervi și o povară mare. Motivele pentru aceasta pot fi complexe; Planificare necorespunzătoare, sincronizare greșită, coliziune la întâlniri, anularea locațiilor evenimentelor/furnizorilor de servicii pentru evenimente, prea puține înregistrări, vreme rea, absențe legate de boli, probleme tehnice, prea puțini angajați. Pentru a numi doar câteva exemple.

Factori calculabili și imprevizibili

Există multe riscuri calculabile care pot fi evitate prin planificarea profesională. Mai multe despre acești factori în capitolul următor. Există încă acei factori asupra cărora nu aveți nicio influență directă, cum ar fi vremea, anulările neprogramate, absențele legate de boală, etc. Aici se aplică un lucru mai presus de toate - să vă mențineți capul rece. Desigur, acest lucru este mai ușor de spus decât de făcut. Acolo unde este posibil, variantele planului B ar trebui deci elaborate într-un stadiu incipient. Acest lucru ajută la menținerea planificării chiar și în cazul unor evenimente imprevizibile. Cel mai important lucru este, totuși, să accepți situația, să o analizezi calm și apoi să scoți la maximum situația dată.

Sfaturi și liste de verificare ca suport înainte, în timpul și după evenimente

După cum sa menționat, organizarea evenimentului este calculabilă, cu câteva excepții, iar planificatorii de evenimente au o influență directă asupra succesului unui eveniment. Se pot obține multe prin planificarea timpurie și profesională. Există numeroase ghiduri utile, liste de verificare și exemple de bune practici pe Internet. Vă oferim un ghid compact. Am enumerat alte surse externe pentru dvs. cu - din punctul nostru de vedere - liste de verificare și ajutoare foarte valoroase și cuprinzătoare.

Planificarea evenimentului:

Decizii de bază înainte de eveniment

Definiți obiectivele evenimentului
Determinați publicul țintă (invitați)
Găsirea unui „fir roșu” pentru eveniment și apoi implementarea acestuia în mod consecvent
O motocicletă specială pentru eveniment afectează întreaga planificare (decor, cod vestimentar, meniu, băuturi, mobilier, divertisment etc.)
Stabiliți data (Este esențial să verificați aici în prealabil dacă au loc deja alte evenimente relevante la această dată. De asemenea, evitați ca evenimentul să cadă în timpul vacanțelor școlare sau într-o sărbătoare publică.)
Dacă este necesar, definiți o dată de înlocuire
Definiți datele cheie ale evenimentului (durata, numărul de participanți, bugetul etc.)
Determinați cerințele de spațiu și infrastructură
Stabiliți locația evenimentului
Este esențial să vă asigurați că toți oaspeții invitați pot fi atinși cu ușurință (timp de călătorie, transport public, locuri de parcare etc.).
Stabiliți locația potrivită a evenimentului
Este esențial să rezervați în timp util și, dacă nu știți deja, verificați-l personal.

Planificare dură înainte de eveniment

Elaborați conceptul evenimentului cu buget și date cheie (proces, date, buget etc.)
Trimiteți conceptul și bugetul către conducere pentru aprobare la evenimentele companiei (de preferință, de acord cu partenerul pentru evenimente private ...
Determinați organizarea proiectului (cine face ce până când - responsabilități, domenii de responsabilitate, termene limită, deputați etc.)
Stabiliți un program

Planificarea detaliată a evenimentelor

Definiți procesele
Definiți programul/deviza etc.
Rezervați cu siguranță locația evenimentului, definiți detaliile și încheiați un contract
Evaluați furnizorii de servicii pentru evenimente și încheiați contracte (catering, animatori, fotografi, mobilier, tehnologie, transport, decorare etc.)
Definiți activitatea evenimentului/programul de sprijin și selectați o ofertă adecvată (ideea evenimentului)
Organizați catering (intern/extern), definiți meniuri și băuturi și organizați-le în cantitatea corespunzătoare
Organizați sosirea/plecarea (semnalizare, transport organizat, orar, locuri de parcare etc.)
Mobila/infrastructura (internă/externă), tehnologia de testare în avans, construirea infrastructurii într-un stadiu incipient
Creați un concept de securitate (personal extern, ieșiri de urgență, servicii medicale, servicii de securitate etc.)
Măsuri promoționale (carduri de invitație, publicitate, cadouri pentru clienți, mailuri de mulțumire etc.)

Procedura la eveniment

Informarea și instruirea personalului pentru ziua evenimentului într-un stadiu incipient (intern și extern)
Faceți o distribuție clară a sarcinilor
Dezvoltarea tehnologiei, mobilierului și infrastructurii, inclusiv testarea (repetiția generală)
Faceți un inventar și păstrați-l pe listă
Recepție, salut și asistență pentru oaspeți și alte persoane (animatori, moderatori etc.)
Verificați programul/programul în mod regulat
Mulțumesc și rămas bun oaspeților după eveniment (organizarea transportului de retur etc.)

Imediat după eveniment

Demontarea mobilierului/tehnologiei/infrastructurii
eliminare
Organizați curățenia
Prima critică de manevră

După eveniment

Informare către angajații interni și partenerii externi
Verificați inventarul
Efectuați decontări și comparație bugetară (țintă/reală)
Vă mulțumim prin e-mail/scrisoare către oaspeți (galerie foto, sondaj/feedback)

Înregistrați feedback în scris de la manevră, descriere, feedback-ul clienților și furnizorilor în scris și încorporați-l în planificarea/lista de verificare a evenimentelor pentru evenimentele viitoare. Chiar și la evenimente, practica se perfecționează și experiențele făcute, precum și feedback-ul intern și extern sunt foarte utile pentru organizarea altor evenimente.

Alte liste utile de verificare de pe net, pe care am fi încântați să le recomandăm:

Diverse liste de verificare cu un concept de eveniment cuprinzător (sursă: Samariterverbund)
Listă de verificare detaliată pentru planificarea, organizarea și realizarea evenimentelor (sursă: Event Agency Bonnot’s Event House)
Lista de verificare utilă pentru implementarea unui eveniment - frumos împărțită în faza strategiei, implementarea evenimentului și descrierea (sursa: Gryps.ch)

Desigur, există nenumărate alte liste de verificare utile. Există diferite ghiduri în funcție de tipul evenimentului, dimensiune și buget. Le puteți găsi online cu doar câteva clicuri de mouse. În secțiunea „Liste de verificare, sfaturi și trucuri” veți găsi, de asemenea, sfaturi utile și linkuri către listele de verificare relevante. De exemplu, pentru planificarea nunții sau pentru utilizarea eficientă a rețelelor sociale la evenimente.

Dacă sunteți în căutarea unor locații adecvate, furnizori de servicii și idei de evenimente pentru o ocazie viitoare, vă recomandăm planificatorul de evenimente actual.

Am pregătit un planificator de nunți dedicat pentru dvs., în special cu privire la nunți. Sfaturi și trucuri pentru planificarea nunții pot fi găsite aici.

Vă dorim mult succes în planificarea evenimentelor viitoare!

De la James, EventButler-ul tău

Lasa un comentariu

4 comentarii pentru „lista de verificare pentru planificarea cu succes a evenimentelor”

Salut James, am vrut să fac un eveniment, dar problema mea este că nu știu cum să scriu un concept. Ma poti ajuta cu asta?

Bună Dahlin Moma,
la întrebarea dvs. cum să scrieți un concept:
În primul rând: Nu scrieți prea detaliat, nimeni altcineva nu îl citește. Lungimea unui concept depinde în mod natural de cine este destinat. Întrebați liniștit cât de extins ar trebui să fie. În general, se spune că un concept nu ar trebui să aibă mai mult de 2 pagini A-4. Atașamentele merg întotdeauna, desigur.
Deci cea mai importantă întrebare: pentru cine ar trebui să fie conceptul? Cât de detaliat ar trebui să fie? Urmare!

Răspunsul la acest lucru ajută apoi la determinarea conținutului conceptului. De exemplu, această structură:
Grupul (grupurile) țintă, tipul evenimentului, titlul (de lucru), conținutul general al evenimentului, durata, costurile, participanții (părțile interesate), ... cei mai importanți parametri ar trebui, în orice caz, să fie precizați în mod clar.
Dacă z. Dacă, de exemplu, un partener sponsor dorește un concept, el sau ea își propune să afle mai multe de la dvs. despre situația câștig-câștig, în special servicii de comunicare/relații publice. Apoi scrieți mai multe despre asta.
Când superiorii doresc un concept, atât de des pentru planificarea anuală/planificarea bugetară.
Structura poate fi și: de ce, ce, când, unde, cine, câți, unde, cu ce, ce lipsește, ce e nou ... etc.
Pe măsură ce scrieți un concept, întrebați-vă ce ar dori destinatarul să știe de la dvs. Și exact asta scrieți. De fapt, este destul de simplu 😉

Bună James! Uau, mulțumesc pentru această mare contribuție la planificarea cu succes a evenimentelor. Pot organiza petrecerea de vară în compania mea anul acesta și am putut să adun sfaturi utile de la dvs. Voi urma sfaturile tale și voi pune o echipă lângă mine pentru a organiza proiectul. De asemenea, consider că alimentația potrivită este deosebit de importantă! Mâncarea bună este piatra de temelie pentru o sărbătoare de succes 😉
MVG Helli

Salut James! Vă mulțumim pentru contribuție! Nu încetați niciodată să învățați când vine vorba de organizarea evenimentelor:-).

Lasă un comentariu anulează răspunsul

urmează-ne

Vrei să fii informat despre toate noutățile? Urmează-ne apoi pe Facebook, Twitter sau Google +

imi place!

Categorii de evenimente

General
Berna
Liste de verificare, sfaturi și trucuri
Proiecte de evenimente
Idei de eveniment
Locațiile evenimentului
Planificarea evenimentului
Evenimente
nuntă
Locația conferinței
Zurich

Ultimele postări

Care rochie pentru care eveniment?
- 0 comentarii
- 0 aprecieri
James prezintă: marele special de Crăciun 2020
- 4 comentarii
- 47 de aprecieri
Perle ascunse în cantonul Berna
- 0 comentarii
- 3 aprecieri
James vă prezintă: Cele mai frumoase restaurante din Zurich vara
- 1 Comentariu
- 62 de aprecieri
Cele mai inspirate spații de coworking din cantonul Berna
- 0 comentarii
- 3 aprecieri

Buletin informativ

Abonați-vă la newsletter-ul EventButler acum și rămâneți informat în permanență.

Cu EventButler vă puteți planifica acum evenimentele. Aici veți găsi o varietate de locații pentru evenimente, furnizori de servicii de evenimente creative și activități interesante pentru evenimentul dvs.

Căutați locația potrivită pentru evenimentul dvs.?

Felicitări, ați ajuns la locul potrivit la EventButler. Este ușor, convenabil și gratuit de utilizat. EventButler vă ajută să găsiți locația potrivită pentru evenimentul dvs.

Indiferent dacă sunteți în căutarea unor locații neobișnuite (casă pentru bărci, iglu, cort tip, casă pentru copaci), tradiționale (case de breaslă, castele, hanuri la țară) sau locații de afaceri (hoteluri pentru seminarii, centre de convenții, săli de conferințe): pe EventButler veți găsi toate tipurile de locații pentru evenimente.

Aici puteți restrânge selecția, astfel încât numai acele locații să apară în lista de accesări care îndeplinesc și cerințele dvs. De exemplu, dacă evenimentul va avea loc într-un castel pe apă din centrul Elveției cu aproximativ 500 de invitați, puteți introduce pur și simplu aceste criterii și vi se vor afișa proprietățile potrivite.

EventButler = organizarea evenimentului simplificată.

Puteți merge direct la locațiile evenimentului aici

Ați găsit deja locația potrivită și aveți nevoie de mai multe idei și servicii pentru evenimentul dvs.? EventButler are, de asemenea, ofertele potrivite pentru dvs. aici.

Căutați în continuare furnizori de servicii pentru evenimente adecvate pentru evenimentul dvs.?

La EventButler veți găsi locații de evenimente și idei de evenimente, precum și numeroși furnizori de servicii din diferite categorii.

Aveți nevoie de asistență profesională în planificarea și implementarea evenimentului dvs.? În categoria agențiilor de evenimente veți găsi numeroase agenții specializate - de la agenții de nuntă la specialiști în aer liber și stimulente la agenții de servicii complete pentru întreaga organizare a evenimentelor.

Căutați un furnizor creativ pentru punctele culinare ale evenimentului dvs.? În categoria Servicii de catering și livrare veți găsi numeroși catering pentru evenimente și afaceri, bucătari de sturioni, furnizori de cursuri de gătit pentru evenimente în echipă și alți profesioniști în gastronomie.

La evenimente, divertismentul joacă, de asemenea, un rol important. În categoria divertisment și artiști veți găsi o selecție largă de animatori. Nu contează dacă sunteți în căutarea unui DJ, clovn, prezentator, cântăreț sau dansator sau chiar o agenție specializată de artiști: le veți găsi pe toate pe EventButler.
Poate că locația evenimentului lipsește mobilier, un sistem de sunet sau o minge disco. În categoria Mobilă, tehnologie și transport, veți găsi profesioniști în evenimente pentru tehnologia evenimentelor, mobilier pentru evenimente, construcția standului expozițional, transport și alți parteneri logistici.

Pentru ca cele mai bune momente ale evenimentului dvs. să fie prezente în continuare după eveniment, fotografii și specialiștii multimedia asigură amintiri de durată. Veți găsi numeroși fotografi de evenimente și de nuntă, precum și specialiști în sunet și imagini în categoria fotografie și multimedia.

Profesioniștii în decorare pun punctele optice în evidență. În categoria Decorațiuni și flori veți găsi numeroși furnizori profesioniști care vă vor ajuta să creați o ambianță unică pentru dvs. și oaspeții dvs.

Mai aveți nevoie de personal extern pentru evenimentul dvs.? În categoria Personal veți găsi personal specializat în funcție de nevoile dvs.: personal de service, hostess, promotori sau personal de securitate. Obțineți sprijinul de care aveți nevoie.

Pe lângă acești furnizori de servicii pentru evenimente menționați, există și alți furnizori care vă pot sprijini înainte, în timpul sau după eveniment. Căutați parteneri pentru bilete, îmbrăcăminte, jocuri, cadouri pentru clienți sau institute de curățenie? Veți găsi numeroși furnizori specializați în categoria altor servicii de evenimente.

Ați găsit deja furnizorul potrivit de servicii pentru evenimente și aveți nevoie în continuare de o locație specială pentru eveniment sau de o idee/activitate creativă pentru eveniment?
EventButler are, de asemenea, ofertele potrivite pentru dvs. aici.

Pentru evenimente private, ieșiri în echipă, evenimente pentru clienți sau seminarii și congrese, adesea se pune întrebarea cu ce activitate poate fi combinat evenimentul. O activitate adecvată înainte sau în timpul evenimentului „relaxează” ocazia. Una sau alta idee de eveniment creativ a oferit deja punctul culminant la unele evenimente.

Activitatea corectă a evenimentului - ca parte a evenimentului - va fi amintită pozitiv de către oaspeții dvs.

În secțiunea Idei de eveniment vă puteți scufunda în această lume fascinantă. În funcție de eveniment, puteți alege activitatea potrivită: ar trebui să fie sportivă sau aventuroasă?

Conceptul de team building este în prim-plan? Sau distracția și plăcerea sunt prioritatea maximă? Introduceți criteriile dorite și EventButler vă prezintă idei de evenimente care corespund criteriilor dvs.

În plus față de tipul de activitate, sunt disponibile și alte criterii pentru a vă acoperi în mod optim nevoile: Ar trebui să se desfășoare evenimentul la munte? Fii prietenos cu copiii, lângă apă, în aer sau cu animale? Specificați criteriile și EventButler vă va găsi! Faceți clic aici pentru a accesa direct ideile evenimentului. Ați găsit deja ideea/activitatea potrivită evenimentului și aveți nevoie în continuare de locația corectă a evenimentului sau de alte servicii pentru evenimente? EventButler are, de asemenea, ofertele potrivite pentru dvs. aici.